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UCC-Lösungen

Der optimale Mix für UCC

21. November 2013, 11:03 Uhr | Dr. Josephine Hofmann, Leiterin Competence-Center Business-Performance-Management beim Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation / Thomas Rickermann, Lead Consultant Unified Communication & Collaboration bei Computacenter

Fortsetzung des Artikels von Teil 2

Knackpunkte der täglichen Zusammenarbeit

Mit einer Mitarbeiterbefragung – Communication & Collaboration Productivity-Check – wird der Rahmen der bisherigen täglichen Zusammenarbeit der Mitarbeiter mit Kollegen, Partnern und Kunden ermittelt. Im Vorfeld gilt es hier, neben der inhaltlichen Abstimmung des Fragebogens an die Situation des Unternehmens, die Unterstützung des Betriebsrats und des Datenschutzbeauftragten einzuholen. Die eigentliche Befragung wird mit einem On-line-Survey-Tool durchgeführt, das auf dem Server des Fraunhofer IAO gelagert ist und den Anonymitätsansprüchen genügt. Die Erhebung gewinnt Informationen zur Verbesserung der elektronischen Kommunikation und konkreter Verbesserungsansätze der Arbeitsprozessunterstützung. Erfasst werden die Bereiche Technologienutzung, Kommunikationsverhalten, Produktivitätspotenziale und „Painpoints“ in der täglichen Zusammenarbeit mit Kollegen, Kunden und Partnern.

So gibt es beispielsweise Unternehmen, bei denen ein sehr hohes Reiseaufkommen besteht. Das bedeutet in der Regel für Mitarbeiter eine hohe zeitliche und persönliche Belastung. Welche konkreten zeitlichen und monetären Effekte mit einer technologischen Lösung erzielt werden können, wird im Rahmen der Befragung direkt erfasst – und damit werden auch wichtige Argumente für die Investition in neue Technologien bereitgestellt.

Die Ergebnisse werden in einer Präsentation zusammengefasst – sowohl als Gesamtüberblick als auch mit Auswertungen nach einzelnen Mitarbeitergruppen. Einsparmöglichkeiten durch E-Collaboration werden als entsprechende Wirtschaftlichkeitseffekte dargestellt. Darüber hinaus gibt es konkrete Empfehlungen für eine effektivere und effizientere Zusammenarbeit verteilter Teams.

Gemeinsamer Workshop: Jetzt wird es konkret

Nach dieser umfassenden Analyse findet ein gemeinsamer Workshop statt. Ziel ist es, zusammen mit Management, IT- und Organisationsverantwortlichen konkrete Kollaborationsszenarien für die Zukunft zu entwickeln und in ihrer technologischen wie organisatorischen Umsetzung für die kommenden drei Jahre als Roadmap auszugestalten. Der Tagesworkshop setzt sich wie folgt zusammen:

Präsentation der Analyseergebnisse aus Management- und Mitarbeiterbefragung mit einer Gegenüberstellung der „Reife“ des Unternehmens für die Einführung von UCC-Lösungen sowie des Status der bereits bestehenden Kommunikationsmittel und des bisherigen Kommunikationsverhaltens.
Bewertung der bestehenden Technologien.
Gemeinsame Identifikation und Priorisierung von Lösungsräumen. Dabei werden konkrete, strategisch relevante Kommunikationsszenarien erarbeitet, zielgruppengerecht diskutiert und priorisiert.
Im Rahmen der Grobspezifikation der organisatorischen und technologischen Unterstützung werden vorhandene Technologien sowie Infrastrukturen identifiziert, mit den Zielen abgeglichen und notwendige weitere Technologiebausteine aufgezeigt.
Im Anschluss wird gemeinsam ein Vorschlag für eine strategische High-Level-Roadmap und Terminierung der nächsten Schritte erarbeitet.
Auf diese Weise erhält das Unternehmen einen genauen Überblick, wo es in Bezug auf Kommunikation und Zusammenarbeit kulturell, organisatorisch sowie technologisch steht und welche Optimierungspotenziale bestehen.