Es ergibt sich folgendes Szenario: Neben dem Server der TK-Anlage sind je nach Umfang der genutzten Applikationen noch mindestens eine Handvoll weiterer Server notwendig. Im schlimmsten Fall - manchmal auch bewusst gewählt, „Best of Breed“-Ansatz - stammen die Server von unterschiedlichen Herstellern und warten jeweils mit eigenem Administrations- und Nutzerinterface auf. Und müssen zudem einzeln administriert werden: Wird ein neuer User eingerichtet oder werden Einstellungen geändert, muss dies häufig doppelt, dreifach oder sogar noch häufiger in den verschiedenen Applikationen geschehen. Da wird aus der einfachen Namensänderung eines Nutzers schnell ein kleines IT-Projekt.
Auch bei Updates können sich leicht Kompatibilitätsprobleme einschleichen. Wird im Rahmen der regelmäßigen Wartung der TK-Anlage ein neuer Software-Stand eingespielt, kann dadurch die Funktionalität des Gesamtverbundes schnell in Mitleidenschaft gezogen werden. Was, wenn diese Version nicht kompatibel mit zum Beispiel der Fax-Software ist? Eventuell muss nun auch hier ein Update erfolgen.
Fazit: Mehr Server sind gleichbedeutend mit deutlich mehr Wartungs- und Administrationsaufwand. Sofern die Server-Applikationen keine Freigabe für den Einsatz in virtualisierten Umgebungen haben, sind in der Regel auch mehrere Hardwareplattformen für ihren Betrieb notwendig. Dies schlägt sich in zusätzlichen Investition-, Betriebs- und Wartungskosten nieder, die sich schnell zu einem nicht unerheblichen Kostenfaktor entwickeln können.