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Die Cloud und das Problem der Akzeptanz

27. Juni 2016, 10:53 Uhr | Autor: Claudia Rayling

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Home Office & Schatten-IT

funkschau: Lässt sich ein Wechsel von Technik und Prozess im Home-Office einfacher gestalten?

Städing: Das ist anzunehmen. Ein privat motiviertes Umfeld, in dem ich sogar den Standort von Drucker und Kaffeemaschine bestimme, kann auch dazu führen, dass neue Technologien mit einer ganz anderen Stimmung und Grundhaltung akzeptiert und eingesetzt werden. Wir sehen das bei vielen Kunden: Während sich zum Beispiel die Vermittlung am Empfang eines Mittelständlers mit dem neuen Vermittlungsarbeitsplatz noch schwer tut, wirbt der Mitarbeiter für sein neues IP-Telefon im Home-Office via Flurfunk.

funkschau: Ist Schatten-IT denn ein Problem in den Unternehmen?

Städing: Da kommt es auf die Unternehmensgröße an und wie der Begriff `Problem´ definiert wird. Hat ein Unternehmen die Mittel und Instrumente, mit interner Kommunikation neue Technologien über alle Abteilungen hinweg zu kommunizieren und zu bewerben? Sind die Strukturen vielleicht so übersichtlich, dass eine interne Schulung durch externe Dienstleister ausreicht? Vertriebsschulungen sind ebenfalls von Bedeutung: Diese sollten ganz klar die Partner dazu befähigen, den Entscheidern in Unternehmen von Beginn an Möglichkeiten aufzuzeigen, wie der Einsatz von neuen Technologien intern kommuniziert werden kann.

Ein weiteres Problemfeld sind aber auch die sogenannten allgemeinen Risiken von Schatten-IT. Und die werden allzu gern übersehen. Cloud-Technologien haben nun mal, und das im besten Falle, die Eigenschaft, einfach angewendet werden zu können. Entsprechend ist es für Mitarbeiter auch einfach, diese ungeachtet von Richtlinien in den Arbeitsalltag zu integrieren, ja regelrecht einzuschleusen. Risiken zu Datensicherheit, -integrität und -schutz sind dabei ein wichtiges Thema. Festgelegte Prozesse in Unternehmen werden umgangen. Das schadet der Effizienz und Produktivität, darüber hinaus können Compliance-Konflikte auftauchen – und dann wird es schwierig. Manchmal kommt es aber auch vor, dass in Abteilungen IT-Experten integriert werden, die dann als „Mädchen für alles“ fungieren – ob Druck-erproblem, das Verlegen von Netzwerk-kabeln oder den effizienten Einsatz von Kaffeekapseln. Diese, nennen wir sie mal „IT-Schatten“, existieren neben der eigentlichen übergeordneten IT-Abteilung und integrieren nicht selten neue Produkte und Prozesse ohne Rücksprache mit der Head-IT.

Garantiert ist somit ein großes Durcheinander – inklusive Kompetenzgerangel und Grabenkämpfe. Der Gau entsteht dann allerdings, wenn sich Schatten-IT-Elemente etablieren und beispielsweise beginnen, Unternehmensstrukturen, Produktverfügbarkeiten oder sogar ein Endprodukt zu verändern. Grundsätzlich gilt: Die Eigenschaften von Cloud-Technologien sind Einfachheit, Flexibilität und eine hohe Verfügbarkeit. Und dieses Trio muss man auch genauso in ein Unternehmen hinein kommunizieren. Am Ende reden wir von vielen verschiedenen und auch kreativen „Learning by doing“-Prozessen – und diese sollten sehr harmonisch stattfinden und nicht nur zugeschnitten und abgestimmt sein auf die Mitarbeiter, sondern auch auf deren reale Bedürfnisse.

Zu guter Letzt gilt es sogar zu prüfen, ob Schatten-IT-Prozesse nicht sogar besser sind als bereits eingetretene Pfade. Auch das gibt es. Ergo: Die Produktentwicklung fängt beim Anwender an. Das mag zwar normal klingen, ist es aber Stand heute absolut nicht.