Digitale Verwaltung
Digital oder 90er?
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Zwei Geschwindigkeiten der Digitalisierung in Produktion und Verwaltung?
funkschau: Spielen hier möglicherweise rechtliche Bedenken eine Rolle? Es geht ja oftmals um sensible Papiere wie Verträge oder Unterschriften?
Evers: Wenn es um die rechtssichere digitale Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten geht, gibt es schon lange den rechtlichen Rahmen dafür. Die GOBD* ist auch mehrfach erneuert worden. Der Personal-Kontext mag vielleicht ein Bereich sein, in dem man gefühlt eher noch Bedenken hat. Aber der rechtliche Rahmen für die durchgängige digitale Aufbewahrung in Europa ist eigentlich sehr gut abgesteckt.
funkschau: Woher kommen diese zwei Geschwindigkeiten der Digitalisierung in Produktion und Verwaltung? Sind Menschen, die in der Fertigung arbeiten, demgegenüber aufgeschlossener?
Evers: Ich denke nicht, dass man pauschal sagen kann, Menschen in der Produktion seien digitalaffiner als Menschen in der Verwaltung. Ich glaube, dass der Drang zur Automatisierung stark aus einem Wettbewerbsumfeld befeuert wurde. Gerade in der Zeit, in der es ja einen Produkt- und Angebotsüberhang gab, war man gezwungen, Kosten einzusparen, um wettbewerbs- und überlebensfähig zu bleiben. In der Administration hingegen ist der Treiber eher der Fachkräftemangel.
funkschau: Was sind weitere Impulse, eine papierverhaftete und analoge Verwaltung mehr ins Digitale zu bringen?
Evers: Ein Trigger kann der Wechsel auf Entscheider-Ebene sein. Wenn ein neuer CFO anfängt, der bereits Erfahrung damit hat, wie es digital anders funktionieren kann. Der kann Impulsgeber für solche Projekte sein.
funkschau: Und eine Digitalisierungsstrategie?
Evers: Sicherlich auch. Aber manchmal ist es auch etwas sehr Faktisches: Bei einem Kunden ging es um die digitale Zustellung von Gehaltsdokumenten. Der Grund, dass man sich mit dem Thema befasst hatte, war, dass die vorhandene Kuvertier-Maschine kaputt gegangen war. Somit stand die Entscheidung an: Nochmal für viel Geld eine Kuvertier-Maschine anzuschaffen und für über tausend Mitarbeiter die Gehaltsabrechnungen in Kuverts zu geben, zu frankieren, um sie letztlich verschicken zu können. Das Unternehmen entschied sich für die digitale Zustellung von Gehaltsdokumenten.
funkschau: Aber wie ist es mit MitarbeiterInnnen in der Produktion, die auch ihre Gehaltsabrechnung erhalten müssen? In diesem Bereich hat nicht jeder einen PC für seine Arbeit.
Evers: Das war auch ein großes Thema: Wie erreichen wir alle, wenn wir von einem papierbasierten Prozess umstellen auf einen digitalen? Über Mobile Devices sowie eine Mitarbeiter-App gibt es die Möglichkeit, dass MitarbeiterInnen über ihre privaten mobilen Endgeräte solche Unternehmensinformationen bereitgestellt bekommen; und so war die kritische Masse auf jeden Fall zu erreichen. Dann mag es zwar einige geben, die sagen: Nein, ich möchte das nicht. Aber das war nur ein ganz kleiner Bruchteil der Belegschaft und der bekommt es eben weiterhin papierbasiert bereitgestellt. Das ist nun wiederum ein Unterschied zu den 1990er Jahren: Da hätte man nicht einfach sagen können, dass man sein mobiles Smartphone nutzen soll, um darüber zum Beispiel einen Urlaubsantrag oder eine Krankmeldung einzureichen, weil es damals Smartphones schlicht nicht gab. Das ist sicherlich ein Rahmenparameter, der sich verändert hat.
funkschau: Und womit sollte sich ein Unternehmen als erstes beschäftigen, das in der Verwaltung noch digitalen Nachholbedarf hat?
Evers: Das A und O ist die durchgängige Verfügbarkeit von Dokumenten in digitaler Form, sodass die berechtigten MitarbeiterInnen in Sekundenschnelle über eine Volltext-Recherche auf sämtliche Dokumente zugreifen können. Das ist für mich einerseits die Basis, um durchgängig digital arbeiten zu können, andererseits die Grundlage für die weitere Automatisierung von Prozessen. Wenn die unternehmensinternen Dokumente wie Verträge et cetera durchgängig digital verfügbar sind, dann ist der nächste Schritt, dass ich auch meine Vertragspartner digital in Prozesse einbeziehe, zum Beispiel in den Signatur-Prozess.
funkschau: Wie wäre denn Ihr Fazit zum Stand der Digitalisierung in den Unternehmen? Wie ist es dabei aus Ihrer Sicht bestellt?
Evers: In den letzten Monaten nehmen wir wahr, dass das Wort Digitalisierung ganzheitlicher angegangen wird – auch mit dem klaren Ansatz, durchgängig digital zu arbeiten. Das geht dann so weit, dass Unternehmen die Büroflächen umdesignen und beispielsweise gar keine Stellfläche mehr für physische Dokumente und Akten bereitstellen.
* Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
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