Change Management
Erfolgsfaktoren für die Einführung von UC
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Den kulturellen Wandel gestalten
Fazit ist, dass für die erfolgreiche Einführung einer Unified-Communications-Lösung zuerst die IT einen kulturellen Wandel einleiten, aktiv eine Strategie mit Regeln und Vorgaben zu dem Thema entwickeln und vor allem die Anforderungen der Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen muss. Das bedeutet: weniger Fokus auf einzelne technische Merkmale, sondern Konzentration auf Anwenderfreundlichkeit und -akzeptanz. Ein weiterer Aspekt, der eng mit kulturellem Wandel und erfolgreicher Einführung verbunden ist, betrifft die Tatsache, dass die Umsetzung einer vorab definierten UC-Strategie beziehungsweise die Implementierung einer UC-Lösung für den Anwender handfeste Vorteile und Mehrwerte mitbringen muss. Ein solcher Mehrwert ergibt sich beispielsweise durch den Trend zum mobilen und flexiblen Arbeitsplatz, denn dieser sorgt nicht nur für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie, sondern auch für produktiveres Arbeiten von unterwegs – Stichworte Dienstreisen und Verfügbarkeit für Kollegen.
Des Weiteren kann eine UC-Initiative auch das richtige Mittel sein, um der derzeitigen und künftigen Entwicklungen Herr zu werden, die durch den demografischen Wandel bedingt sind, sprich: eine geringere Zahl von Angestellten mit den unterschiedlichsten Arbeitsstilen muss immer mehr Aufgaben in immer weniger Zeit erledigen.
Diverse Studien zeigen es deutlich auf: In den kommenden Jahren wird sich aufgrund des demografischen Wandels die Zahl der Menschen im Kernerwerbsalter von 20 bis 65 Jahren um zwölf Prozent verringern, das sind circa sechs Millionen Menschen. Um diesen Effekt zu kompensieren, lässt sich im Wesentlichen an drei Stellschrauben drehen: die Arbeitszeit verlängern, die Produktivität steigern oder die Erwerbsbeteiligung erhöhen. Insbesondere die beiden letztgenannten Punkte können hervorragend im Rahmen eines Unified-Communications-Projekts adressiert werden. Um hier echte Mehrwerte zu schaffen, sollten bei der Festlegung einer UC-Strategie die Personalabteilungen mit eingebunden werden.
Unter den Stichworten mobiles, ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten sollte nicht nur das Angebot von Heimarbeitsplätzen verstanden werden, was für viele junge Arbeitnehmer oder Berufsanfänger ein wichtiges Kriterium ist, sondern Unternehmen können mithilfe einer UC-Strategie auch effektiv die Anforderungen angehen, die sich aus der global vernetzten Wirtschaft ergeben. Als Beispiel sei hier die Automobilindustrie genannt, die sich massiven Veränderungen ausgesetzt sieht: kürzere Innovationszyklen, Verkaufsmärkte, die zwar wachsen, aber sich in Länder wie China oder Russland verlagern, und damit einhergehend die Herausforderung, die Fahrzeuge an die lokalen Erfordernisse anpassen zu müssen.
Praxistipp: Microsoft stellt mit dem im TechNet frei verfügbaren ‚Lync 2013 Rollout and Adoption Success Kit‘ unterstützendes Material zur Verfügung. Dies reicht von der Definition eines Projektumfangs über die Durchführung eines Piloten bis hin zu Vorlagen für die Mitarbeiterkommunikation im Rahmen des Projekt-Roll-outs.
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