Digitalisierte HR
Globales Unternehmen, regionale Bedingungen
Für weltweit operierende Unternehmen ist Personalarbeit immer noch eine Herausforderung: Dem Wunsch nach einer zentralen HR stehen global verteilte Standorte mit unterschiedlichen Informationsbedürfnissen, Regularien und technischen Gegebenheiten gegenüber.
Die Unternehmenszentrale ist in Deutschland, die Komponentenfertigung in Tschechien und Frankreich, Vertriebsstandorte befinden sich in Japan, USA und Australien. So oder so ähnlich zeigen sich heute die Konstellationen bei global aufgestellten Unternehmen, und dies stellt eine zentrale HR vor Herausforderungen.
Etwa was das Informationsbedürfnis der Mitarbeiter an den einzelnen Standorten angeht. Der australische Sales-Mitarbeiter, der hauptsächlich im Büro arbeitet, interessiert sich dafür, wie man eine Bürobrille beantragt. Ein tschechischer Fertigungsmitarbeiter wiederum sucht ein Formular für neue Sicherheitsschuhe.
Und auch örtliche Regulierungen unterscheiden sich: In Frankreich gilt die 35-Stunden-Arbeitswoche, in Deutschland gibt es einen Tarifvertrag mit Arbeitszeitregelung für die Metallbranche, in den USA sind mehr als 50 Stunden pro Woche keine Seltenheit und auch das Thema Überstunden ist regional unterschiedlich geregelt. Das kann beim Thema Standortwechsel schwierig sein. Werden Mitarbeiter von einem Standort an den anderen versetzt, müssen die Personalinformationen direkt mitgeschickt werden. Erfolgt der Wechsel jedoch über Ländergrenzen hinweg, kann es sein, dass bestimmte Informationen nicht benötigt werden oder noch nachzureichen sind. Das gleiche gilt für die Verarbeitung der Daten.
Grundmaß an Einheitlichkeit
Eine HR-Abteilung in einer global operierenden Welt muss regionale gesetzliche wie auch technische Unterschiede an den jeweiligen Standorten berücksichtigen, ebenso die Unterschiede im Informationsbedarf. Bei aller Akzeptanz für diese Diversität muss die zentrale HR dennoch zugleich für ein gewisses Grundmaß an Einheitlichkeit über alle lokalen HR-Abteilungen hinweg sorgen, beispielsweise, wenn es um die Umsetzung der grundlegenden Unternehmensvision geht. Herkömmliche Arbeitsmethoden und analoge Prozesse kommen hier schnell an ihre Grenzen. So stellt etwa die manuelle Erzeugung von Dokumenten und Formularen stets ein Risiko dar. Denn veraltete Dokumente, die in so einem System immer noch kursieren, verletzen Compliance-Vorschriften, und das potenziell, ohne dass es jemandem auffällt. Papierakten sind nicht nur für einen schnellen und sicheren Austausch zwischen Standorten schlecht geeignet, sondern erschweren es auch der HR vor Ort, einen Überblick über die Datenlage zu behalten.
Eine Alternative können digitale Lösungen sein, die speziell für die Bedürfnisse der HR erstellt wurden und über entsprechende Schnittstellen in das unternehmensweite System integriert werden können, wie beispielsweise eine Self-Service-Plattform auf Cloud-Basis. Durch den Cloud-Ansatz stehen neue Funktionen und Individualisierungsmöglichkeiten über alle Standorte hinweg zur Verfügung, ohne dass On-Premises-Updates ausgeführt werden müssen. Über den zentralen Ansatz kann die IT aus dem Headquater sicherstellen, dass die allgemeine Sicherheit gewährleistet ist, während sich die IT-Experten an den Standorten um die lokalen Herausforderungen kümmern können.
Gleichzeitig kann so das zentrale Personalwesen unternehmensweite Standards festlegen. Der Self-Service-Ansatz ermöglicht es, den regionalen HR-Abteilungen Änderungen, etwa auf Basis von Mitarbeiterfeedback oder gesetzlichen Regulierungen, selbst vorzunehmen.
Um das Beispiel vom Anfang aufzugreifen: In einer Wissensdatenbank können Mitarbeiter über alle Standorte hinweg Informationen zur Unternehmensvision und allgemeinen Sicherheitsrichtlinien abrufen. Diese sind von der zentralen HR vorgegeben. Gleichzeitig können Mitarbeiter, die in der Fertigung in Frankreich arbeiten, Formulare zur Beantragung von Schutzausrüstung wie Sicherheitsschuhen beantragen und Informationen zur Stundenregelung auf Basis der 35-Stunden-Woche abrufen. Dort finden sich auch Sicherheitsinformationen zur Bedienung der Maschinerie in der Fertigung. Dem australischen Sales-Mitarbeiter wiederum hat die regionale HR für seinen Standort Informationen zur Beantragung einer Bürobrille in der Wissensdatenbank bereitgestellt.
Stellt die australische Personalabteilung nun fest, dass vermehrt Anfragen zum Thema ergonomische Bürostühle eingehen, kann sie die entsprechenden Informationen direkt in der Datenbank zur Verfügung stellen zusammen mit dem entsprechenden Formular und muss nicht erst darauf warten, dass die zentrale Personalabteilung einen entsprechenden Eintrag einstellt. So kann direkt auf Mitarbeiterfeedback eingegangen und damit die Effizienz, der Komfort und die Employee Experience gesteigert werden.
- Globales Unternehmen, regionale Bedingungen
- Effizienz und Compliance bei administrativen Prozessen
Lesen Sie mehr zum Thema
