Digitalisierte HR
Globales Unternehmen, regionale Bedingungen
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Effizienz und Compliance bei administrativen Prozessen
Neben dem gezielten Ausspielen von Informationen und der schnellen Reaktion auf Impulse von Mitarbeitern erleichtert eine digitale HR-Lösung auch administrative Prozesse der HR. Zum Beispiel beim Thema Personalakte. Wird ein Mitarbeiter in ein anderes Land versetzt, muss der neue Standort dessen Personalakte erhalten. In einem analogen System bedeutet das, diese liegt als Papierfassung vor und muss an das neue Büro gefaxt werden. Stellt sich heraus, dass aus Sicht der lokalen Gesetze, die jetzt für den Mitarbeiter gelten, wichtige Inhalte fehlen, müssen die entsprechenden Dokumente nachgeordert und nachgefaxt werden. Das Onboarding des Mitarbeiters bedeutet in so einer Lage für die HR, dass die Daten in Handarbeit ins HR-System eingetippt werden müssen. Fehlen Dokumente oder sind diese veraltet, ist die HR auf Mitarbeiter mit einem wachen Auge angewiesen – andernfalls kann es zu Compliance-Verstößen kommen, die niemandem auffallen und auf die niemand aktiv hingewiesen wird.
Mit einer cloudbasierten HR-Plattform sind die regionalen HR-Büros digital miteinander vernetzt, wobei jeweils lokal geltende Gesetze im System berücksichtigt sind. Im oben beschriebenen Beispiel bedeutet das, dass bei dem Mitarbeiterwechsel die Personalakte digital an den neuen Standort übertragen wird. Eine manuelle Dateneingabe ist dabei nicht nötig. Das System bezieht alle erforderlichen Informationen aus den entsprechenden Quellen, von Vertragsdaten über Personalinformationen bis zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Fehlen wichtige Einträge oder Dokumente, ist das für die HR direkt ersichtlich. Mitarbeiter können dann die fehlenden Elemente direkt beantragen, sie werden idealerweise im digitalen Format an sie geschickt und das System ordnet diese richtig ein. Steht ein Fristende für gespeicherte Angaben an, gibt auch hier das System eine Erinnerung aus.
Wieland Volkert ist Countrymanager DACH und Niederlande bei UKG
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