E-Rechnung
Mit E-Invoicing zur digitalen Rechnungsverarbeitung
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Alternativen zur Papierrechnung
PDFs sind die häufigste Form von E-Rechnungen in Deutschland, da sie leicht per E-Mail zu verschicken und am Bildschirm gut lesbar sind sowie bei Bedarf auch ausgedruckt werden können. Dabei ist ihre Bearbeitung besonders aufwendig. Denn der Rechnungssteller überträgt die strukturierten Daten einer Rechnung in ein semi-strukturiertes PDF. Der Empfänger muss die textbasierten Informationen wieder in strukturierte Metadaten umwandeln. Bei deren manueller Übertragung in ein ERP-System besteht allerdings ein hohes Fehlerpotenzial. Dieses minimieren all jene, die bei der Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) bereits digital arbeiten und eine Capture-Software inklusive OCR-Erkennung (Optical Charakter Recognition) nutzen. Diese sorgt für die automatische Weiterleitung der Daten in das entsprechende Folgesysteme.
Das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ hat einen hybriden, normunabhängigen Rechnungsstandard entwickelt, der auch für kleine und mittlere Unternehmen gut geeignet ist: ZUGFeRD (Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist visuell eine Rechnung als PDF, beinhaltet aber gleichzeitig eine strukturierte XML-Datei. Auf diese Weise kann der Empfänger das ikonische Dokument für die Prüfungs- und Freigabeprozesse nutzen; die symbolischen, also elektronisch lesbaren und verarbeitbaren Daten wie Rechnungsnummer oder -datum, werden von der E-Invoice-Software automatisch in das nachgelagerte Buchhaltungssystem weitergeleitet.
Letzteres gilt auch für eingehende Rechnungen mit dem Format XML oder XRechnung. Anders als ein PDF oder ZUGFeRD sind diese Rechnungstypen zwar nicht vom Empfänger lesbar. Aber: Dieser spart den Schritt, die Metadaten manuell übertragen zu müssen. XML-Dateien und XRechnungen können außerdem bei Bedarf über die E-Invoice-Lösung als Bild im DMS abgelegt werden, sodass auch bei ikonischen Rechnungen ein Kontrolldokument vorhanden ist.
Prozess der ERV digitalisieren
Eingehende Papierrechnungen manuell erfassen und bearbeiten zu müssen ist aufwendig, wenig effizient und kostenintensiv – der papiergebundene Austausch von Rechnungen ist zehnmal teurer als die digitale Abwicklung. Die Übertragung der Daten in ein Buchhaltungssystem zur elektronischen Weiterverarbeitung verursacht zudem einen unnötigen Medienbruch, der ein gewisses Fehlerpotenzial birgt. Dabei können gerade die Prozesse der ERV einfach standardisiert, automatisiert und dadurch optimiert werden. Voraussetzung dabei ist eine durchgängige Prozessdigitalisierung auf der Seite des Rechnungsstellers und -empfängers.
Dadurch können sowohl PDF-Dateien als auch ZUGFeRD, XML-Dateien und XRechnungen sicher, schnell und kostengünstig untereinander ausgetauscht werden. Unternehmen sollten also nicht glauben, dass mit dem Versand einer eingescannten Rechnung als PDF beziehungsweise deren Verarbeitung mittels einer Capture-Software das Potenzial der Digitalisierung bereits voll ausgeschöpft ist. Der Einsatz von E-Invoicing-Lösungen ist ein Schritt, eine Rechnung ohne manuelle Eingriffe zu verarbeiten. Die Software löst ein DMS oder ERP-System aber keineswegs ab; vielmehr ist sie eine sinnvolle Ergänzung, um digitale Rechnungen elektronisch auszulesen und die enthaltenen Metadaten auf direktem Wege weiterzuleiten. Von der automatisierten Buchung bis zur digitalen Ablage werden alle Schritte der ERV digitalisiert. Das Ergebnis: verkürzte Bearbeitungs- und Buchungsprozesse.
Sander Peters ist Partnermanager bei BCT Deutschland
- Mit E-Invoicing zur digitalen Rechnungsverarbeitung
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