Die Sprachqualität von VoIP-basierenden Lösungen unterscheidet sich nicht mehr von jenen, die rein auf digitaler Anschlusstechnik aufgebaut sind. Mittlerweile sind die Sprachprotokolle beziehungsweise Codecs der VoIP-Gespräche denen eines normalen ISDN-vermittelten Telefonates ebenbürtig. Jedoch ist die Sprachqualität dieser Lösungen von weit mehr Restriktionen abhängig als bei Systemen, die über herkömmliche Anschalttechnik verfügen.
Innerhalb eines VoIP-Telefonienetzes oder einer Centrex-Lösung müssen ausreichende Bandbreitenressourcen der lokalen Netzwerkstruktur oder des IP-Access an das Internet gewährleistet sein. Ist dies nicht der Fall, kann es zu Einschränkungen kommen. Verluste von Sprachpaketen oder zu lange Paketlaufzeiten sind die Folge, die Kommunikation erfolgt nur noch eingeschränkt oder versagt ganz. Mehr noch als bei traditionellen Telefonanlagen ist deshalb die Zusammenarbeit mit einem fachkundigen Telekommunikationsberater sinnvoll, um im Vorfeld einer Umstellung alle Rahmenparameter festzulegen und die vorhandene Infrastruktur auf nötige Investitionen zu prüfen.
Die Vorteile von VoIP-basierenden Systemen liegen in der flexiblen Gestaltung der Arbeitsplätze (Desk-Sharing, Home-Office, Anbindung anderer Lokationen), aber auch in der Nutzung einer einheitlichen Infrastruktur. Das vorhandene Datennetz, über welches Unternehmen in der Regel immer verfügen, kann genutzt werden. Ein Zusammenlegen von Daten und Sprachleitungen ist dann sinnvoll, wenn dies im Rahmen einer Investitionsentscheidung beispielsweise eine eigenständige Telefonverkabelung überflüssig macht.
Am Beispiel Home-Office lassen sich die Vorteile eines VoIP-basierenden Systems verdeutlichen: Ein Mitarbeiter kann sich per Softclient der Telefonanlage über seine private Internetanbindung - oder die eines Hotels, UMTS, et cetera - am System des Unternehmens anmelden und ist unter seiner gewohnten Durchwahl sowohl intern als auch extern erreichbar. Gleichzeitig telefoniert er mit seiner Unternehmensrufnummer nach draußen. Der Mitarbeiter bleibt flexibel einsetzbar und ist zugleich für Kunden und Partner immer unter einer Rufnummer erreichbar.