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Robotic Process Automation

Unsichtbare Roboter im Auftrag der IT

21. Juni 2017, 12:57 Uhr | Autor: Uwe Küll / Redaktion: Markus Kien

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Von Outlook bis SAP

Im Fall der oben angesprochenen Übertragung von Daten aus einem PDF-Dokument in ein Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftsprogramm sieht das so aus:

Der Roboter öffnet zunächst Outlook oder ein anderes Mailprogramm, wählt den Ordner mit den zu bearbeitenden Eingängen aus, öffnet die erste Mail in der Liste und dann das anhängende PDF. Typische Elemente wie Unternehmensname, Rechnungsdatum und -nummer, Positionen oder Beträge werden erkannt und extrahiert.
Nach dem Extrahieren der Daten aus dem PDF öffnet der Roboter beispielsweise SAP, loggt sich ein und überträgt die Daten.
Anschließend löst er den vorher festgelegten Regeln entsprechend den nächsten Arbeitsschritt aus. Mit Variablen und einer Wenn-Dann-Regel lässt sich gegebenenfalls sicherstellen, dass bei Rechnungen ab einem bestimmten Betrag automatisch eine zusätzliche Freigabe eingeholt wird.

Alle Login-Details, die der Roboter benötigt, können im Steuerungsmodul der RPA-Lösung gespeichert werden. Wichtig ist dabei eine leistungsfähige Verschlüsselung mit 256 Bit.

Prozesse weiterentwickeln
Stillstand ist Rückschritt – das gilt heute in fast allen Branchen, wenn es um die Entwicklung von Prozessen geht. Software-Roboter lassen sich deshalb flexibel einsetzen. Das gilt sowohl für das intelligente Management einer großen Zahl von Robotern, wie auch für die Weiterentwicklung bestehender und die Einführung neuer Prozesse. Je nach Bedarf lassen sich Prozesse sukzessive erweitern, abkürzen oder ändern. Und da der Roboter jeden einzelnen Arbeitsgang aufzeichnet, erhalten Unternehmen mit RPA umfangreiches Datenmaterial für die strategische Entwicklung ihrer Geschäftsabläufe, etwa um entsprechenden Gesetzesvorschriften zu entsprechen.

Uwe Küll ist freier Journalist aus München