Erste Frist ab 1. Januar 2025
Wie die Umsetzung der E-Rechnungspflicht gelingt
Die E-Rechnungspflicht rückt näher: Die Umsetzung für B2B-Unternehmen erfolgt gestaffelt von 2025 bis 2028 in mehreren Schritten. Worauf Unternehmen achten sollten.
Übergangsfristen haben den Vorteil, dass nicht alles auf einen Schlag umgesetzt werden muss. Auf der anderen Seite sollte man immer informiert sein, was wann zu tun ist und erfüllt sein soll.
Der Anbieter von Lösungen zur digitalen Unternehmenstransformation Jobrouter schlägt daher als einen ersten wichtigen Schritt vor, sich zu den Fristen und Formaten zu informieren: Ab dem 01.01.2025 sind die Rechnungsformate ZUGFeRD, XRechnung, die XML-Formate Cross Industry Invoice (CII) und Universal Business Language (UBL) annahmepflichtig.
Jobrouter empfiehlt, einen Ist-/Soll-Check vorzunehmen. Dabei seien Fragen zu beantworten wie: Welche internen und externen Prozesse sind anzupassen, um zum 1. Januar 2025 startklar zu sein?
Technische Voraussetzungen, Mitarbeiter, Lieferanten
Auch über eventuelle Ausnahmeregelungen sollte man sich informieren sowie über die rechtlichen Voraussetzungen für E-Rechnungen wie Datenschutz oder Archivierungspflicht (geregelt in §14 Abs. 4 UStG).
Jobrouter weist darauf hin, dass Firmen nur E-Rechnungssoftware einsetzen dürfen, die rechtskonform arbeitet. Dazu zählen eine sichere digitale Archivierung und die Erfüllung der Aufbewahrungspflichten der GoBD. Ein gangbarer Weg sei es zum Beispiel, eine Lösung zu wählen, die sich an das vorhandene ERP- oder Buchhaltungssystem anbinden lässt und auch zur hybriden Rechnungsverarbeitung fähig ist – also auch Papier- und PDF-Rechnungen verarbeitet. „Durch die Übergangsphase und die Ausnahmeregelungen werden die bisherigen Formate nicht obsolet“, erklärt Marcus Nagel, Co-CEO von JobRouter. „Unternehmen müssen auf eine Software setzen, mit der sie alle Formate flexibel verarbeiten können.“
Bei der Wahl der Softwarelösung haben Unternehmen die Wahl zwischen maßgeschneiderten Lösungen, fertigen Standardlösungen oder auch Low-Code-Digitalisierungsplattformen.
Neben den technischen Voraussetzungen ist es zudem essenziell, Mitarbeiter ausreichend zu den neuen Prozessen und Tools zu schulen. Das könne laut Jobrouter beispielsweise über eine Online-Plattform, die Unterweisungen und Trainings bereitstellt, geschehen. So können die Teams zentral auf Informationen zu den neuen Prozessen sowie Ansprechpartner:innen bei Problemen zugreifen.
Auch Kunden und Lieferanten müssen über die Umstellung und damit einhergehende Veränderungen informiert werden. Gegebenenfalls müssen Unternehmen die Vertragsbedingungen mit ihren Geschäftspartnern entsprechend anpassen. Nach der Implementierung einer neuen Software sollten die Prozesse kontinuierlich gemonitored werden.
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