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Collaboration

Wie sich effiziente Kommunikation im Unternehmen auswirkt

22. November 2016, 11:52 Uhr | Autor: Nils Gräf / Redaktion: Diana Künstler

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Welche Collaboration Lösungen brauchen meine Mitarbeiter?

Anhand der Implementierung eines Microsoft-Sharepoint-Portals wird deutlich, worauf es in der Praxis bei der Einführung einer Collaboration-Lösung ankommt. Um Fehler zu vermeiden ist es wichtig, dass alle Projektbeteiligten ein Verständnis für die Einführung und Nutzung des Tools entwickeln. Hilfreich ist es daher, in einem speziellen Workshop die Anforderungen der Anwender zu ermitteln. Dabei sollte durchaus “out-of-the-box” gedacht werden, da es unabdingbar ist, die Collaboration- und Social-Business-Tools auf die Arbeitsprozesse abzustimmen. Das "SharePoint Haus" von Fritz & Macziol (künftig Axians IT Solutions) zeigt, worauf es dabei ankommt. Die Microsoft Software Sharepoint bildet das Fundament. Die meisten Anwender setzen jedoch zusätzlich mindestens eine Drittherstellersoftware ein, beispielsweise Nintex Workflow, Nintex Forms, AvePoint DocAve Granular Backup, dox42 Server oder Apps aus dem Microsoft Store. Hinzu kommen Eigenentwicklungen (Solutions oder Apps). Die ergänzenden Software/Lösungen bilden das zweite Fundament. Die tragenden Säulen eines Sharepoint-Hauses sind jedoch Prozesse, Strukturen, Richtlinien und die Befähigung der Mitarbeiter.

Prozesse: Dazu zählen alle Vorgänge zur Bereitstellung von Site Collections (Websitesammlung, die das gesamte SharePoint-Projekt als Back Up abbildet) und Service Level Agreements (SLAs) sowie die Abbildung von Prozessen im Sharepoint-Portal.
Strukturen: Darunter fallen die Abbildung der Organisationseinheiten und der Projektstrukturen. Zudem müssen Arbeitsweisen berücksichtigt werden. Hinzu kommt die Erstellung von passenden Inhaltstypen, Website-Spalten und verwalteten Metadaten.
Richtlinien: Dies umfasst das Erstellen von Kommunikationsrichtlinien, Steuerungsplänen, Compliance-Plänen, Übersichten für das Berechtigungsmanagement und von Richtlinien für die Bereitstellung von Informationen. Ebenfalls zu beachten sind Information-Lifecycle-Definitionen und Social-Enterprise-Guidelines.
Befähigung: Dazu gehören Anwender-Schulungen, Kurzvideos für jeden interessierten Mitarbeiter, Anleitungen und FAQs ebenso wie technische oder fachliche Konzepte und Administratoren-Workshops.