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Collaboration

Zeitfresser oder Erfolgstreiber

20. April 2016, 8:58 Uhr | Autor: Oliver Jungklaus / Redaktion: Diana Künstler

Meetings richtig gestalten – aber wie? Eine aktuelle Studie identifiziert Kernprobleme und liefert Lösungsansätze für produktivere Besprechungen in Unternehmen.

Meetings sind ein fester Bestandteil im Arbeitsalltag von Professionals und nehmen häufig viel Zeit in Anspruch. In ihnen werden Ideen ausgetauscht, entscheidende Themen besprochen, Aufgaben zugewiesen und Verpflichtungen übernommen. Dank Highspeed-Internet, cloudbasierter Lösungen zur Kollaboration, mobiler Technologien und smarter Audiotools finden sie heute nicht mehr nur "face to face", sondern zunehmend auch virtuell statt. Ob persönlich, virtuell oder als Kombination aus beidem - im Idealfall ist die Zusammenarbeit produktiv, anregend und bringt die Teilnehmer einen Schritt weiter. Im schlimmsten Fall lenken Meetings von wichtigen Aufgaben ab, sind langweilig oder werden sogar als Zeitverschwendung empfunden. Laut einer aktuellen Studie von Plantronics wünschen sich viele Mitarbeiter eine Optimierung der Meetingkultur in ihrem Unternehmen. Im Rahmen der Untersuchung wurden weltweit mehr als 1.000 Mitarbeiter aus Unternehmen mit über 1.000 Beschäftigten befragt. Konkret lassen sich aus den Ergebnissen der Studie vier Kernprobleme herausarbeiten, die einen negativen Einfluss auf die Effektivität von Besprechungen haben:

Meeting Overload: Über die Hälfte der Befragten verbringen fünf bis zehn Stunden pro Woche in Meetings. Fast die Hälfte (46 Prozent) empfindet diesen Zeitaufwand als zu hoch.
Technische Probleme: In 42,5 Prozent der Meetings, an denen Mitarbeiter telefonisch von verschiedenen Orten aus teilnehmen, führen häufig technische Probleme bei der Verbindung oder mit dem Netzwerk und Verzögerungen bei der Einwahl zu Frust.
Mangelnde Aufmerksamkeit: Multitasking während Telefonkonferenzen ist für 67,2 Prozent der Teilnehmer üblich, so zum Beispiel das Schreiben von E-Mails oder die Arbeit an anderen Projekten.
Hintergrundgeräusche: Störender Umgebungslärm veranlasst 52 Prozent regelmäßig dazu, in Telefonkonferenzen in ein ruhiges Zimmer zu wechseln, um sich konzentrieren zu können. Mehr als die Hälfte gibt an, in Telefonkonferenzen Nebengespräche zu hören (56 Prozent).

Es zeigt sich, dass die Ursachen für unproduktive Besprechungen vielfältig sind und unterschiedliche Aspekte des Arbeitsalltags betreffen. Unternehmen müssen sie identifizieren und benötigen die richtigen Lösungsansätze und Strategien, um den Problemen effektiv entgegenzuwirken und dadurch ihre Produktivität zu steigern.