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Collaboration

Zeitfresser oder Erfolgstreiber

20. April 2016, 8:58 Uhr | Autor: Oliver Jungklaus / Redaktion: Diana Künstler

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Bessere Meetings durch wirtschaftliches Handeln

Trotz aller positiven Effekte, die ein Meeting haben kann, sollten sich Führungskräfte immer zunächst die Frage stellen, ob es wirklich sinnvoll und nötig ist. Dafür reicht im ersten Schritt eine einfache Gegenüberstellung des Zeit- und Kostenaufwands von Meetings mit ihrem Nutzen in Form konkreter Ergebnisse. Neben den Aufwendungen für das Zusammentreffen selbst sind auch der Aufwand für die Vor- und Nachbereitung sowie gegebenenfalls Kosten für Räumlichkeiten, Anreise, Materialien und Verpflegung zu berücksichtigen. Zudem wird häufig beispielsweise aufgrund von fehlender Strukturierung oder unklarer Zielsetzung kostbare Zeit verschwendet. Ist ein Unternehmen in der Lage, auch nur einen kleinen Teil dieser Zeit aufzufangen, sind die Produktivitätsgewinne enorm.

Bei virtuellen Meetings sind technische Schwierigkeiten zusätzliche Zeitfresser: In der Umfrage von Plantronics gaben 40 Prozent der Teilnehmer an, dass Probleme mit der Technik durchschnittlich eine Verzögerung von drei bis fünf Minuten verursachen. 51 Prozent schätzen diese Zeit auf mehr als sechs Minuten. Der mit der Anzahl der Teilnehmer steigende Zeitverlust liegt auf der Hand: Bei der Beteiligung von acht Personen wird beispielsweise fast eine Stunde Arbeitszeit verschwendet. Die Auswahl der richtigen Kommunikationstools, Schulungen und Vorab-Tests helfen dabei, die effektive Funktionsweise einer virtuellen Meeting-Umgebung für die Nutzer sicherzustellen.

Die Teilnehmer: Menschliche Dynamik als Erfolgsfaktor
Ob persönlich, online oder telefonisch - der Erfolg einer gemeinsamen Besprechung hängt maßgeblich von der Atmosphäre und der Zusammenarbeit im Team ab. Wenn die Konstellation der Teilnehmer stimmt, können wertvolle Informationen ausgetauscht und innovative Ideen generiert werden. Besonders in virtuellen Meetings ist es wichtig, definierte Rollen für das Gespräch festzulegen und das Zusammentreffen zu strukturieren. Auch räumliche Voraussetzungen - wie bequeme Sitzgelegenheiten, Beleuchtung und Akustik - beeinflussen das Wohlbefinden der Teilnehmer und tragen zu einer anregenden und produktiven Atmosphäre bei.

Die Studie identifiziert zudem die sieben "besten" und die sieben "schlimmsten" Meetingteilnehmer und ihre charakteristischen Verhaltensweisen. Durch die Typologie können idealtypische Rollen sachlich analysiert und der angemessene Umgang mit möglichen Problemen unterstützt werden. In unbeliebten Meetingtypen wie dem Multitasker, der dem Sprechenden nicht die nötige Aufmerksamkeit schenkt, oder dem Pessimist, der jede Idee für unrealistisch befindet, lassen sich Handlungsmuster der Kollegen und auch eigene Marotten wiedererkennen. In vielen Fällen hilft bereits ein freundlicher Hinweis auf störendes Verhalten oder ein intensiveres Einbeziehen des Kollegen in den Gesprächsverlauf. Gern gesehene Typen wie die Leuchte, die immer interessante Ideen hat, oder der Zeitnehmer, der auf angenehme Weise an die knapp bemessene Zeit erinnert, können ein Meeting hingegen deutlich voranbringen.