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Fünf Ursprünge für Schatten-IT
Die Belegschaft in Unternehmen schwingt immer mehr um zum mobilen Arbeiten. Arbeitgeber reagieren darauf, indem sie ihre Mitarbeiter mit Tools ausstatten, um zu kommunizieren und produktiv zusammen zu arbeiten. Laut einer Netmotion-Studie benutzen 62 Prozent der Belegschaft dennoch Schatten-IT.
Schatten-IT, also Anwendungen und Geräte, die die IT-Abteilung nicht abgesegnet hat und Bescheid weiß, nehmen durch steigende Homeoffice-Zahlen zu. Auch wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter mit Tools und Geräten ausstatten, die Kommunikation und Collaboration ermöglichen sollen, greifen trotzdem 62 Prozent der Mitarbeiter auf alternative Anwendungen zurück. 26 Prozent von ihnen nutzen sogar viele Anwendungen. Im Rahmen seiner Studie "An introduction to experience monitoring" hat Netmotion die fünf häufigsten Schatten-IT-Anwendungen ermittelt und gibt Auskunft darüber, wie sie zu verhindern sind.
1. Tools für die Produktivität
Schatten-IT muss kein Weg unzufriedener Mitarbeiter sein, um das Unternehmen zu sabotieren, indem sie auf unsichere Inhalte zugreifen. Mit 38 Prozent setzen Mitarbeiter am häufigsten nicht sanktionierte Software ein, um produktiver für das Unternehmen zu sein. Beliebte Tools, beispielsweise für einen einfachen Datenaustausch, werden oft von den IT-Teams gesperrt. Eine falsch ausgetauschte Datei kann nämlich schnell zu einem Datenleck werden und finanzielle Schäden verursachen. Darum müssen IT-Teams wissen, welche Tools Mitarbeiter verwenden, um diese effektiv zu sperren.
2. Kommunikation
An zweiter Stelle beim Gebrauch von Schatten-IT stehen Kommunikations-Tools, seien es Nachrichtendienste oder Videokonferenz-Lösungen. Gerade im Rahmen von Projekten wollen und müssen Mitarbeiter miteinander kommunizieren. Doch nicht jeder Mitarbeiter präferiert die Kommunikationslösung, die von der IT-Abteilung bereitgestellt wird. Um zu verhindern, dass Mitarbeiter überwiegend zu alternativen Kommunikationsmitteln greifen, müssen IT-Teams wissen, warum Mitarbeiter diese nutzen. So können sie Mitarbeiter entweder neu schulen für die bestehende Lösung oder aber überlegen, ob eine andere Lösung mit den gewünschten Funktionen sinnvoll ist. Wichtig ist allerdings, dass die Mitarbeiter eine konsistente und sichere Kommunikation nutzen.
3. Speicher
Mitarbeiter verwenden Storage-Tools äußerst häufig, sanktioniert oder auch nicht. Dabei machen Storage-Tools zwölf Prozent der Shadow-IT aus. Die Verantwortlichen reagieren bereits darauf, indem sie beispielsweise Unternehmens-Versionen der Tools zum Einsatz bringen. Dabei sind externe Speicherkapazitäten, die nicht von der IT-Abteilung abgesegnet sind, ein Risiko dafür, dass Daten durchsickern.
4. Collaboration
Mit sieben Prozent gehören Collaboration-Tools zum kleinsten Teil der Schatten-IT. Diese können Mitarbeiter jedoch recht schnell einsetzen, weshalb sie nicht so einfach ersichtlich sind. IT-Teams können dies jedoch lösen, indem sie herausfinden, warum Mitarbeiter solche Tools nutzen und welche Anforderungen sie an Collaboration-Software haben. Dementsprechend können sie entweder die geeigneten Tools zur Verfügung stellen oder die Mitarbeiter für die entsprechenden Funktionen schulen.
5. Sonstige
Zehn Prozent der Schatten-IT besteht außerdem noch aus unersichtlichen Tools für anderweitige Zwecke. Hierunter können auch soziale Netzwerke, Spiele und andere Anwendungen fallen, für die die Mitarbeiter keine IT-Vorkenntnisse benötigen.
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