Mobile Applikationen
Moderne Verwaltung arbeitet mobil
Fortsetzung des Artikels von Teil 2
Mobil gehört die Zukunft – auch in der Verwaltung
Die bisher beschriebenen Szenarien verbessern und beschleunigen die Abläufe. Die Möglichkeiten der mobilen Transformation werden in Zukunft noch darüber hinausgehen und die Nutzung mobiler Geräte als festen Bestandteil der Verwaltungsvorgänge einplanen. Denn in wenigen Jahren wird der Einsatz von Smartphones und Tablets genauso selbstverständlich sein, wie Lesen und Schreiben. Ein durchgängig elektronischer Ablauf erspart viel Zeit und vermeidet zahlreiche Fehler, insbesondere beim Wechsel der Medien.
Das folgende Beispiel aus dem betrieblichen Umfeld zeigt die Möglichkeiten: Mit der App „Shift Sync“ auf dem iPhone können die Mitarbeiter ihre Einsatz- und Schichtpläne sehen und beeinflussen, Urlaub beantragen sowie Krankmeldungen absetzen. Das Gegenstück ist die App „Shift Track“ auf dem iPad ihrer Manager, die darüber hinaus die Schulungen für ihre Mitarbeiter planen und die Leistung ihrer Abteilung verfolgen können. Gegenüber den früher papier- und telefonbasierten Abläufen geht es jetzt einfacher, schneller, und alle Beteiligten werden beinahe in Echtzeit informiert.
Eine wichtige weitere Möglichkeit zur Beschleunigung liegt bei den Entscheidungen, die den Ablauf steuern, wie beispielsweise Mitzeichnungen. Intelligente Ablaufsteuerungen und Systeme zur Entscheidungsunterstützung können den Mitarbeitern zahlreiche Entscheidungen abnehmen. Jede Entscheidung zwingt den jeweiligen Mitarbeiter, den Sachstand zu erfassen, nach Regeln und beispielhaften Fällen zu suchen, eine weitere zu fällen und möglicherweise die Gründe zu notieren. Für zahlreiche Entschlüsse ist dieser Aufwand unverhältnismäßig groß. Systeme zur Entscheidungsunterstützung kennen nicht nur die Vorschriften und Regeln, sondern auch gängige Muster für gute, akzeptierbare Sachverhalte und für schlechte, abzulehnende Sachverhalte. Hinter letzteren stecken vielleicht sogar betrügerische Absichten, sodass deren Erkennung die Qualität der Entscheidungen erhöht und die Kosten senkt.
Als Vision für 2020 sehen IBM und Apple Verwaltungsabläufe, die ohne Papier − also komplett elektronisch ablaufen. Die Interaktionen zwischen Bürgern, Wirtschaft und den Verwaltungsmitarbeitern wird dann im Normalfall elektronisch, häufig mobil und dezentral ohne Behördengänge ablaufen. Viele Entscheidungen werden elektronisch erfolgen, kritische Entscheidungen werden elektronisch vorbereitet und dann dem Verwaltungsmitarbeiter vorgelegt. In der Summe darf man eine effizientere Bearbeitung, eine viel kürzere Durchlaufzeit, Transparenz zwischen den Beteiligten und insgesamt einen deutlichen Schub in der Verwaltungsmodernisierung erwarten.
Rüdiger Reinecke ist Software-IT-Architekt bei IBM Deutschland. Er ist Master Certified IT-Architekt (The Open Group) und betreut seit über zehn Jahren Kunden aus allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung.
- Moderne Verwaltung arbeitet mobil
- Spaß an der Arbeit nicht ausgeschlossen
- Mobil gehört die Zukunft – auch in der Verwaltung
- Hintergrund: Der E-Government-Aktionsplan 2016-2020
Lesen Sie mehr zum Thema
