Digitalisierung
DMS führt digitale und papiergebundene Daten zusammen
E-Mails statt Briefe, Apps zur Zeiterfassung und elektronisch erfasste Rechnungen - dennoch stapeln sich Notizen, Angebote und Materialscheine in den Papierablagen der Büros. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sollen nun papierbasierte Prozesse in digitale einbinden und deren Verwaltung vereinfachen.
Laut einer neuen Umfrage des Branchenverbandes Bitcom laufen in drei Viertel aller Unternehmen die Hälfte der Prozesse – oder mehr – papierbasiert ab, bei rund jedem Fünften sind es sogar noch alle.
„Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist noch viel Luft nach oben. Aber wenn es Unternehmen nicht schaffen, digitale und papiergebundene Daten zusammenzuführen, kann die digitale Transformation nicht gelingen“, so Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Er ist davon überzeugt, dass Unternehmen aller Branchen, gleich ob Handwerker, Einzel- oder Onlinehändler oder Finanzdienstleister, einen ganzheitlichen Ansatz zur Verwaltung und Nutzung ihrer Daten und Informationen brauchen.
Dokumentenmanagementsysteme sollen nun helfen, papierbasierte Prozesse in digitale einzubinden. Dokumente und Geschäftsprozesse lassen sich damit einfach und ohne Aufwand digital erstellen, verwalten und archivieren. Unternehmen können gleichzeitig nicht nur sicherstellen, dass zu Beginn eines Arbeitsschrittes alle notwendigen Informationen und Materialien vorhanden sind und weder Fristen übersehen noch der Überblick verloren geht. Das DMS vernetzt zudem alle anderen IT-Geräte wie Drucker, Scanner und Kopierer, sodass sich die Daten problemlos hin und her schieben lassen.
„Beispielsweise können Dateien ganz einfach vom Desktop eines Rechners mit einem Mausklick in den Office Manager importiert und Dokumente direkt in dem entsprechenden Projekteintrag abgelegt werden“, verdeutlicht Harald Krekeler. Für Papier‐Dokumente bedeutet es: Sie werden gescannt, verschlagwortet und projektbezogen digital archiviert. Eine neue Schnittstelle zu speziellen Dokumentenscannern ermöglicht dem Anwender sogar, auch diesen vom DMS aus anzusteuern.
Mit einem DMS wissen Mitarbeiter außerdem auf Knopfdruck, in welchem Stadium sich gerade ein Vorgang befindet. „Das ist besonders vorteilhaft bei krankheits- oder urlaubsbedingter Abwesenheit von Kollegen. Dank Volltextabfrage – für den Anwender quasi nur ein Mausklick – sind Dokumente und Dateien nämlich sofort parat und können, bei entsprechenden Zugriffsrechten, weiter bearbeitet werden“, so Krekeler. Zudem ist können Dokumentenmanagementsysteme mit einer Buchhaltungsschnittstelle ausgestattet sein, die eine Daten-Synchronisation mit den gängigen Buchhaltungslösungen Lexware und DATEV erlaubt. Per Knopfdruck erfasst das DMS Belege, verknüpft sie mit ihren Dokumenteneigenschaften, wie Datum, Buchungsjahr und Betrag und legt sie im zentralen Dokumentenmanagementsystem ab.
Ein weiterer Pluspunkt: Auch alltägliche Büroarbeiten lassen sich mit einem DMS einfach umsetzen. „Um zum Beispiel einen Brief zu schreiben, wählt der Anwender einfach die gewünschte Dokumentvorlage. Office Manager erstellt den Brief, der sich automatisch im entsprechenden Textverarbeitungsprogramm öffnet“, erläutert Harald Krekeler.
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