Digital Workplace
Herausforderung und Chance zugleich
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Individuell kommunizieren
Über ihr individuelles Dashboard mit einfach strukturierter Oberfläche greifen Anwender bequem auf die erforderlichen Anwendungen und Informationen zu. Dort finden sie auch eine Übersicht der anstehenden Aufgaben, Termine und Erinnerungen. Um sich zum Beispiel im Homeoffice und auf Geschäftsreise mit Kollegen, Partnern und Kunden abzustimmen, sind integrierte Collaboration-Lösungen besonders wichtig. In virtuellen Arbeitsräumen mit Social-Media-Elementen können variable Teams bedarfsgerecht und unkompliziert zusammenarbeiten. Im Hinblick auf die eingesetzte Hardware haben Smartphones und Tablets einen sehr hohen Stellenwert, insbesondere im Rahmen eines BYOD-Szenarios (Bring your own device). Aber auch altbewährte Arbeitsmittel wie das Telefon gehören zu einem modernen Digital Workplace. Als hochtechnisierte Collaboration-Anlage fügt es sich in die neue Unified-Communications-Architektur ein: Alle Kontaktinformationen stehen zentral bereit und sind je nach Berechtigung nutzbar. Die Kontaktaufnahme kann wahlweise text-, sprach- oder videobasiert erfolgen. Vorintegrierte Tools für Screensharing, Videokonferenzen und Chats machen es möglich.
Den Wandel aktiv begleiten
Natürlich ist der Umstieg auf ein Digital-Workplace-Konzept mit einer Vielzahl an strukturellen, operativen und administrativen Veränderungen verbunden. Neben einem professionellen Change Management ist darum auch eine individuelle Strategie für die Digitalisierung der etablierten Abläufe sehr wichtig. Viele Unternehmen befürchten, dass die steigende Mobilität und Flexibilität im Hinblick auf die Wahl des Endgeräts bestehende Prozesse und Strukturen aufweichen. Doch genau darum geht es. Veränderung ist ausdrücklich gewollt. Damit die Umstellung so reibungslos wie möglich verläuft, braucht es eine ausgearbeitete Roadmap mit definierten Zwischenzielen. Die IT-Architektur des Digital Workplace muss den individuellen Bedarf genau widerspiegeln. Andernfalls besteht das Risiko, dass Mitarbeiter die neue Lösung nicht akzeptieren. Darum ist es unverzichtbar, die Belegschaft frühzeitig einzubeziehen. Auch die Auswahl der passenden Systeme und Tools sollte mit Bedacht geschehen. Schließlich sollen sie sich an bestehende Prozesse und Strukturen bestmöglich anpassen lassen. Damit die Mitarbeiter die Digital-Workplace-Lösung effizient nutzen können, sind initiale Trainings und Schulungen ebenso ratsam. Die späteren Anwender sollten sich zunächst in einem geschützten Rahmen mit der neuen Arbeitsumgebung vertraut machen können, damit es dann möglich ist, Prozesse und Strukturen an ihren tatsächlichen Bedarf anzupassen. Überhaupt empfiehlt es sich, in diesem Zuge jegliche Workflows kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls zu optimieren.
Eine unausweichliche Investition in die Zukunft
Qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, wird zukünftig über den Erfolg von Unternehmen mitentscheiden. Um die gewünschten Bewerber von sich zu überzeugen, sind digitale Arbeitsplätze nicht erst in Zukunft ein entscheidendes Kriterium. Neben Vorteilen im Recruiting sprechen weitere Vorzüge für die Einführung von Digital-Workplace-Lösungen. Nur mit einer IT-Infrastruktur, die eine kollaborative Zusammenarbeit ermöglicht und unterstützt, können Unternehmen das volle Potenzial einer immer digitaleren Geschäftswelt ausschöpfen. Digital Workplaces tragen dazu bei, nicht nur die Geschwindigkeit und Effizienz von Geschäftsprozessen zu steigern, sondern auch, die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen, während sie zugleich Fehlerquote und Kosten senken – und das nachhaltig. Auch wenn das Backend eines Digital Workplace oftmals komplexe Strukturen birgt, muss dem nicht unbedingt ein tiefgreifendes, kompliziertes Architekturmodell zugrunde liegen. In kleinen Unternehmen kann schon eine individuell angepasste Standard-Lösung Großes bewirken. Digitale Arbeitsumgebungen zu schaffen, ist insofern weniger eine Option als vielmehr eine Verpflichtung, sofern Unternehmen auch in Zukunft erfolgreich am Markt bestehen wollen.
Björn Nettingsmeier ist Senior Consultant/PreSales Manager Microsoft 365 bei Arvato Systems
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