Digital Workplace
Kooperationen über Firmengrenzen hinweg
Kooperationen zwischen Unternehmen sind mittlerweile alltäglich. Die Zeiten, in denen Unternehmen Angst vorm Abgucken durch andere Organisationen hatten, dürften größtenteils vorbei sein. Denn werden Kooperationen im virtuellen Raum praktiziert, hat das Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter.
Es ist eigentlich eine selbstverständlich klingende Erkenntnis, dass man nicht alles können und wissen muss. Dennoch herrschte genau dieses Denken in Unternehmen lange vor. Expertise von außen ins Unternehmen zu holen, war meist undenkbar. Zu sehr wurde befürchtet, dass Externe am Ende etwas abgucken könnten. Diese Angst hat sich als unbegründet erwiesen, Kooperationen über Firmengrenzen hinweg sind längst selbstverständlich. Kein Unternehmen kann und weiß alles, warum also nicht die Expertise von Spezialisten nutzen? Deshalb kooperiert Lufthansa mit Mastercard, Nokia mit Zeiss und BMW mit Sixt. BMW entwickelt gemeinsam mit Mercedes – einem direkten Konkurrenten – neue Mobilitätsdienste. Die Devise: Lieber schafft man etwas gemeinsam als dass man allein untergeht.
Zumindest das BMW-Daimler-Projekt mag überraschen, doch letztlich ist die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit vielerorts bereits Alltag. Der Innovationsdruck durch den technologischen Fortschritt ist einfach zu hoch und bringt eine neue Kultur der Offenheit mit sich. Geschäftsgeheimnisse verlieren ihren Stellenwert, wenn sie morgen schon überholt sein könnten. Bereits 70 Prozent der deutschen Mittelständler und Start-ups sehen Kooperationen als relevant oder sogar sehr relevant für ihr Kerngeschäft an, das hat die Unternehmensberatung Deloitte erfragt. Die Zahl der Kooperationen ist laut Deloitte innerhalb weniger Jahre um 50 Prozent gestiegen. Hilfreich bei der Zusammenarbeit ist, dass viele Kooperationen sich weitgehend in den virtuellen Raum verlagern: Dadurch müssen die Partner nicht im selben Büro oder Labor arbeiten – Telefonate, elektronische Nachrichten und vor allem der Austausch von Daten reichen meist aus. Das ist praktisch und sorgt für schnellere Ergebnisse – darüber hinaus spart es Geld.
Vorteile virtueller Kooperationen für Unternehmen
- Kostenvorteile: Ist die Kooperation unternehmens- und länderübergreifend, können die Projektkosten sinken, denn außerhalb Deutschlands sind die Lohnkosten oft niedriger. Da überwiegend virtuell gearbeitet wird, sinken auch die Reisekosten.
- Flexibilität und Kompetenzen: Das Unternehmen ist nicht mehr auf einen Standort beschränkt, sondern kann eigene (und unternehmensfremde) Experten weltweit zusammenbringen und so das Kompetenzniveau steigern.
- Vernetztes Wissen: Wissen wächst durch Teilen, das zeigt sich beim Austausch durch virtuelle Teams. Damit steigt der Umfang der verfügbaren Informationen, wovon das Wissensmanagement des gesamten Unternehmens profitiert.
- Schnelle Arbeitsprozesse: Durch den raschen Austausch kann das Team umgehend auf neue Situationen reagieren.
- Skalieren: Unternehmen können ihre Kapazitäten mit anderen
- Firmen in einem virtuellen Netzwerk zusammenschließen, um größere Projekte zu akquirieren und zu bewältigen.
- Image: Flexible Arbeits- und Organisationsformen geben Unternehmen ein modernes, zeitgemäßes Image. Damit profiliert es sich über Employer Branding als attraktiver Arbeitgeber. Das ist ein Bonus in Zeiten, in denen hoch qualifizierte Talente sich ihren Arbeitgeber aussuchen können.
Die Vorteile virtueller Kooperationen für Mitarbeiter
- Empowerment: Mitarbeiter in virtuellen Kooperationen arbeiten eigenverantwortlicher, da sie ihre tägliche Arbeit weitgehend selbst organisieren. Diese Mitverantwortung und diese neuen Gestaltungsmöglichkeiten stärken die Motivation.
- Kommunikation und Entscheidungen: Virtuelle Projekte sind meist in Matrixform aufgebaut, was komplexe Abstimmungen und Entscheidungen erfordert. Das ist aufwendig, verbessert aber durch ständige Kommunikation und kooperative Entscheidungsfindung die Zusammenarbeit.
- Arbeitszufriedenheit: Da die Mitarbeiter mit mehr Informationen versorgt und durch das Involvement im Prozess stärker an Entscheidungen beteiligt werden, steigt die Zufriedenheit mit der Arbeit – und ihren Ergebnissen.
Kollaboration per Modul
Die Bertelsmann Stiftung hat untersucht, woran es liegt, wenn diese Vorteile nicht ausgespielt werden können. Wenn es nicht am Zeit- oder Ressourcendruck liegt, dann an der falschen Organisation einer E-Kooperation. Äußerst kontraproduktiv sind laut der Studie „Erfolgsfaktoren virtueller Kooperationen“ vor allem unerfahrene Chefs mit Kontrollwahn: Sie unterminieren jede Team-Dynamik. Andere Schwächen virtueller Teams sind laut Bertelsmann Stiftung eine unklare Aufgabenverteilung, schwaches Engagement des Teams und nicht zuletzt ein eher mühsamer elektronischer Austausch.
Aufgabenverteilung und Engagement – das ist Aufgabe des Managements. Die IT ist hingegen für die technischen Voraussetzungen zuständig. Dazu zählen im virtuellen Team neben E-Mail und Telefon Themen wie Infrastruktur darunter Videokonferenzsysteme, Desktop-Sharing-Software sowie gemeinsame Projekt- und Kollaborations-Plattformen. Hilfreich ist eine Software, die die gemeinsame Arbeit an Dokumenten innerhalb virtueller Projekträume und den direkten Austausch ermöglicht. So können bearbeitete Dokumente während des gesamten Prozesses (und natürlich anschließend) direkt weiter verwendet werden, weil sie elektronisch sortiert und abgelegt werden. Zugriff auf die jeweiligen Systeme haben alle autorisierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – unabhängig vom Standort. Da Dokumente elektronisch bearbeitet werden, erübrigt sich Papier. Auch E-Mails mit Anhängen werden überflüssig. Und wer nicht zum Team gehört bleibt außen vor, mangels Berechtigung.
Maike Zumbrägel ist General Manager Marketing and Corporate Communications bei TA Triumph-Adler
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