Digitalisierung in der HR-Abteilung
Outsourcing bei Personalprojekten
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Mit standardardisierter Cloud-Technologien auf Marktdynamik reagieren
Mit dem Umstieg auf Private und/oder Public Clouds kommt ein völlig neuer technologischer Ansatz ins Spiel. In der Vergangenheit wurde bei der Einführung der HR-IT meist viel Geld ausgegeben, um ein unternehmensspezifisches Soll-Prozess-Modell zu entwickeln. Anschließend wurde es im lokalen System implementiert und ging online. Heute funktioniert es umgekehrt: Die Organisation des Projekts folgt der Technologie. Die Voraussetzungen dafür haben große Cloud-Anbieter durch branchenübergreifende Industriestandards geschaffen. Mit ihren Lösungen lassen sich Geschäftsprozesse mit hohen personellen und funktionalen Anforderungen effektiv umsetzen.
Der Einsatz von Standardtechnik sorgt zudem dafür, dass die Personalabteilung gut auf eine wachsende Marktdynamik reagieren kann. Denn durch die kontinuierliche Pflege und Weiterentwicklung können Hersteller ihre Lösungen aktuell halten, zum Beispiel hinsichtlich gesetzlicher oder funktionaler Änderungen. Diese Innovationen stehen dem Anwenderunternehmen durch regelmäßige Produkteinführungen direkt zur Verfügung.
Outsourcing verbindet Personal und Technologie
In der digitalen Welt rücken Personalabteilungen und Outsourcing-Provider zunehmend zusammen. Es gibt immer mehr klassische Dienstleister, die Prozesse oder IT-Funktionen eins zu eins übernehmen und seit Jahren im Grunde unverändert zur Verfügung stellen. Doch der Transformationspfad braucht Begleiter und Gestalter. Heute geht es darum, die Idee einer agilen Organisation in die Tat umzusetzen. Das funktioniert nur mit kontinuierlicher Beratung. Die Cloud-Provider agieren als Partner bei der digitalen Transformation von Geschäftsprozessen – auch innerhalb der HR-Abteilungen.
Das „atmende“ Service-Modell setzt voraus, dass der Vertrag von Anfang an so gestaltet ist, dass er sich auch an eine stark steigende oder sinkende Mitarbeiterzahl anpassen lässt. Generell sollte sich das Modell sowohl nach unten als auch nach oben skalieren lassen. Wenn sich beispielsweise die Rahmenbedingungen der Personalorganisation ändern – kann der Lieferant übernehmen? Und wenn ja, wie schnell? Solche Fragen sollten Kunden beim Outsourcing bereits zu Beginn klären.
Für die Outsourcing-Lieferanten bedeutet dies einen Wendepunkt in der Arbeitssteuerung. Um sich auf veränderte Kundenbedürfnisse einzustellen, sind innovative Tools und Prozesse erforderlich. So halten zunehmend Themen wie Automatisierung oder Künstliche Intelligenz (KI) in die Lieferstrategien Einzug. Outsourcing konzentriert sich nicht mehr nur auf das Personal, sondern entwickelt sich zu einem Geschäft, das Personal und Technologie verbindet. Beispielsweise reduziert der Einsatz von Chatbots für den First-Level-Support den Workload der Mitarbeiter. Einfache Service-Anfragen, etwa zu Urlaub, Lebensarbeitszeitkonten oder Spesenabrechnungen, lassen sich damit ohne manuelle Eingriffe beantworten. Die digitale Anwendung erkennt, wer sich mit welcher Anfrage meldet, und liefert sofort die benötigten Informationen.
Nicht zuletzt stellt sich die Frage, welche Fortschritte die Migration der IT in die Cloud und die Integration externer Dienste bringt. In erster Linie geht es darum, die Backend-Infrastruktur durch Reduzierung der technischen Komplexität zu vereinfachen. Langfristigere Themen sind die Optimierung der Betriebskosten und die Vereinfachung von Geschäftsprozessen im IT-Bereich.
Die Pflege und Aktualisierung herkömmlicher HR-Systeme gestalten sich immer schwieriger. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis sie vom Markt verschwinden. Spätestens dann ist es Zeit für neue Bereitstellungsmodelle und Services. Warum aber warten und nicht jetzt schon geplant umsteigen? Was bestehende interne Anwendungen heute leisten müssen, lässt sich auch aus der Cloud bereitstellen. Unternehmen können damit ihre Personalprozesse mitunter schlanker, moderner und wirtschaftlicher gestalten.
Alexander Börner ist Professional Services Country Lead DACH bei Alight Solutions
- Outsourcing bei Personalprojekten
- Mit standardardisierter Cloud-Technologien auf Marktdynamik reagieren
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