Digitalisierung in der HR-Abteilung
Outsourcing bei Personalprojekten
Der digitale Wandel verändert das Arbeiten im Personalwesen – HR-Abteilungen lagern operative Prozesse vermehrt aus und ersetzen ihr On-Prem-System. Outsourcing spielt dabei eine wichtige Rolle. Was Personaler bei solchen Projekten beachten sollten, erläutert Alexander Börner von Alight Solutions.
Der digitale Wandel verändert die Personalorganisation. Nicht nur Geschäftsmodelle, Prozesse und Technologien werden sich anpassen müssen, sondern auch die Art der IT-Bereitstellung. Heutige Unternehmen stehen unter einem großen Digitalisierungsdruck. Dabei soll das bestehende System mit dem vorhandenen Personal aufrechterhalten und das nötige Know-how für eine digitale Transformation aufgebaut werden. Angesichts dieser Aufgabe entscheiden sich immer mehr Personalverantwortliche dafür, zentrale HR-Funktionen und damit verbundene Lösungen an externe Dienstleister auszulagern.
HR-Outsourcing wird relevanter
HR-Outsourcing hat heute mehr Relevanz. Es gilt nicht mehr nur als Werkzeug zur Kostensenkung, sondern auch als Wachstumsförderer. Digitalisierung und die Umstellung auf die Cloud haben neue Wege geschaffen, um geschäftlichen Mehrwert zu generieren. Auf der Agenda stehen beispielsweise konkrete Ziele wie kürzere Rekrutierungszeiten, die Halbierung der Absprungrate beim Recruiting oder eine bessere Mitarbeiterbindung beim Onboarding. Mit Hilfe externer Dienstleistungen können Personalverantwortliche dieses Ziel besser erreichen.
Schulterschluss von HR und IT
Mit der Verlagerung auf den geschäftlichen Mehrwert hat sich auch der Einsatz von HR- und Payroll-Lösungen in den letzten Jahren verändert. Die Verantwortlichkeiten gehen bei der Bereitstellung digitaler Lösungen zunehmend auf die Fachabteilungen über. Sie geben meist den Anstoß für die Umsetzung. Damit beginnt die digitale Reise derzeit für viele Unternehmen an mehreren Stellen gleichzeitig. Ohne die Einbindung der IT zu handeln, ist nicht empfehlenswert. Denn die IT-Abteilung ist in der Lage, den wichtigen Teil der Implementierungen zu übernehmen, ein stabiles Fundament für diverse Projekte zu schaffen und Fragen zur Integration von Altsystemen für Zeitwirtschaft und Gehaltsabrechnung in die Cloud zu klären.
Was ist also der ideale Ausgangspunkt für ein solches Personalprojekt? Idealerweise bilden HR und IT einen gemeinsamen Zielkorridor und unterstützen sich in ihren Entscheidungen gegenseitig. Letztlich führt dies zu Lösungen, die nicht nur den erforderlichen geschäftlichen Nutzen bringen, sondern sich auf das gesamte Unternehmen positiv auswirken.
Die Workload im Blick behalten
Bei der Entwicklung einer Digitalisierungs- und Servicestrategie ist entscheidend, dass sich die Personalabteilung realistische Ziele setzt. In der Praxis ist der Workload jedoch oft zu hoch. Wer sich mit dem Umstieg auf ein neues Core-HR-System beschäftigt, realisiert schnell, dass dieser viele Bereiche und Prozesse wie Lohnbuchhaltung, Zeitwirtschaft oder Organisationsmanagement betrifft. Als logische Konsequenz entscheiden sich viele Unternehmen dafür, die Transformation überall gleichzeitig voranzutreiben. Das funktioniert allerdings oft nicht, da für die Ausführung bestimmter Aufgaben dieselben Mitarbeiter zuständig sind. Diese Mehrfachverortung der Ressourcen kann zu einer Blockade des gesamten Vorhabens führen. Die Verantwortlichen müssen dann erneut das Gespräch suchen und Prozesse neu einstellen. Das kostet Zeit und Motivation.
Unternehmen sollten sich daher zunächst auf die Umstellung von Kernsystemen und Stammdaten konzentrieren, um ein solches Szenario zu vermeiden. Das gilt vor allem dann, wen der Arbeitsumfang mit der Kopplung von Kommunikationskanälen und HR schnell zunimmt – etwa durch die Nutzung von Messengern für Gespräche mit der Personalabteilung, die Verwaltung der eigenen Daten oder der orts- und zeitungebundene Zugriff auf Informationen über die Cloud. Damit sind Themen wie „Barrieren beim Personalzugang abbauen“ und „Mitarbeiterbetreuung einfach gestalten“ abgedeckt. Anwendungen und Abläufe, die Mitarbeiter aus dem privaten Leben kennen, werden in ihr berufliches Umfeld integriert. Auf diese Weise sorgen Unternehmen für eine größtmögliche Durchdringung und Akzeptanz in der Organisation und können die Folgeprozesse wie Recruiting, Compensation oder Talent Management leichter umsetzen.
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