Digitales Vertragsmanagement
Risiken oder Chancen - was steckt in meinen Verträgen?
Ein digitales Vertragsmanagement kann wesentlich mehr zur Wertschöpfung im Unternehmen beitragen als "nur" das Tagesgeschäft zu entlasten. Es unterstützt Unternehmen auch dabei, den monetären und geschäftlichen Wert von Verträgen, die enthaltenen Risiken sowie die Chancen richtig einzuschätzen.
Viele Unternehmen setzen irgendwann auf Dokumentenmanagement-Lösungen, weil sie die Effizienz ihrer administrativen Prozesse verbessern wollen. Oder anders gesagt: Weil sie nach einem Weg suchen, des Chaos in ihren Ablagen, Ordnern und Postfächern Herr zu werden. Eine zentralisierte, sichere Verwaltung von Akten und Dokumenten ist generell erstrebenswert und bietet auch ein erhebliches Potenzial für Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen. Das gilt ebenso für die digitale Verwaltung von Vertragsakten. Ein digitales Vertragsmanagement kann aber noch wesentlich mehr zur Wertschöpfung im Unternehmen beitragen, als "nur" das Tagesgeschäft zu entlasten. Es unterstützt Unternehmen auch dabei, den monetären und geschäftlichen Wert von Verträgen, die enthaltenen Risiken sowie die Chancen richtig einzuschätzen.
Häufig verlieren Unternehmen ab einem gewissen Zeitpunkt und einem gewissen Volumen den Überblick über ihre Verträge. Das ist kein Unwille oder Unvermögen, sondern ein rein strukturelles Problem. Im Geschäftsalltag werden Vertragsakten von Mitarbeitern unterschiedlicher Fachbereiche eingesehen und bearbeitet. Daher kreisen sie, mal als Original, mal als Kopie – aber mit aktuellerem Inhalt als das Original – beständig durch ein Unternehmen. Dieser Aktentourismus bringt dann Probleme mit sich, wenn irgendwann nur noch einzelne Fachbereiche oder gar einzelne Personen über den Verbleib einer Vertragsakte Bescheid wissen.
Das bedeutet, dass den aktuell betroffenen Mitarbeitern oder Fachabteilungen Verträge gar nicht oder nur unvollständig vorliegen. Dies führt zu weiteren Problemen: Fristen werden nicht rechtzeitig erkannt beziehungsweise Termine nicht eingehalten. Durch die mangelnde Transparenz können die Rechtsabteilung und das Risikomanagement eventuell Vertragsverhandlungen nicht sinnvoll begleiten und es kommt zu nachteiligen Abschlüssen für das Unternehmen. Schließlich ist auch das Reporting beeinträchtigt, da die Verträge mühsam zusammengesucht werden müssen und die undurchsichtige Vertragshistorie zu fehlerhaften oder veralteten Reportings führen kann. Die Auswertung und Vergleichbarkeit von Vertragsvolumina ist aber für ein effizientes Controlling unabdingbar.
- Risiken oder Chancen - was steckt in meinen Verträgen?
- Mögliche Risiken
- Was ist die Lösung?
- Aufbau und Funktionen
- Checkliste: Projektschritte zur erfolgreichen Einführung eines digitalen Vertragsmanagements
Lesen Sie mehr zum Thema
