Digitales Vertragsmanagement
Risiken oder Chancen - was steckt in meinen Verträgen?
Fortsetzung des Artikels von Teil 3
Aufbau und Funktionen
Kern einer jeden Vertragsakte ist eine fest definierte, übersichtliche – und optisch immer gleiche – Grundstruktur, so dass jeder Mitarbeiter sich schnell in ihr zurechtfindet, auch in Verträgen, deren Entstehung von einem anderen Fachbereich oder Mitarbeiter betreut wurden. Durch eindeutige, nicht zu übergehende Workflows werden zudem für jede Akte Kerninformationen erfasst, die den grundlegenden Qualitätsanspruch der
Vertragsverwaltung durchgängig sicherstellen. Dazu gehört die Erfassung externer Vertragspartner, mit denen der Vertrag geschlossen wurde. Dann der interne Vertragspartner innerhalb des Unternehmens, der den Vertrag geschlossen hat beziehungsweise die inhaltliche Verantwortung trägt sowie die Erfassung des für die Vertragsverwaltung zuständigen Rechts- oder Fachbereiches. Hinzu kommt natürlich auch noch das unterschriebene Vertragsdokument selbst und weitere Vertragsdaten zur inhaltlichen Klassifikation des Vertrages (Vertragsgegenstand), des Vertragstyps und der Vertraulichkeit.
Eine intuitive, nutzerfreundliche und anpassbare Oberfläche erlaubt es, die verschiedenen Aufgaben der Fachabteilungen individuell abzubilden. Dazu gehört auch, dass die Workflows des Vertragsmanagements an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Entscheidend für einen produktiven Einsatz ist außerdem eine leistungsfähige Suchfunktion und eine praxistaugliche, das Wording des Unternehmens abbildende Verschlagwortung, die sich jederzeit problemlos erweitern und anpassen lässt.
Einführung
Wie bei allen anderen Integrationsprojekten in der IT gibt es auch für die Einführung eines Vertragsmanagements bewährte Best Practices. Vor dem eigentlichen Projektstart sollten sich alle Beteiligten und Verantwortlichen in einem Workshop über wesentliche Punkte verständigen. Dazu zählen die Geschäftsziele, die mit der Einführung verfolgt werden, der Umfang und die Art der Verträge, die erfasst werden sollen, die für das Unternehmen passende Aktenstruktur sowie korrespondierende Workflows, das Rollen- und Berechtigungskonzept sowie schließlich die technischen Anforderungen hinsichtlich einer nahtlosen Integration in die bestehende Systemlandschaft. Außerdem gilt es zu klären, wie die Bestandsakten digitalisiert werden sollen, inhouse oder durch einen externen Dienstleister?
Ist all das eindeutig geklärt, ist die Einführung meist nur noch ein Standardprozedere.
- Risiken oder Chancen - was steckt in meinen Verträgen?
- Mögliche Risiken
- Was ist die Lösung?
- Aufbau und Funktionen
- Checkliste: Projektschritte zur erfolgreichen Einführung eines digitalen Vertragsmanagements
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