Digitales Vertragsmanagement
Risiken oder Chancen - was steckt in meinen Verträgen?
Fortsetzung des Artikels von Teil 2
Was ist die Lösung?
Ein digitales Vertragsmanagement bietet eine systematische Lösung, mit der Verträge umfassend bearbeitet, überwacht, ausgewertet und sicher abgelegt werden können. Außerdem lässt sich das Vertragsmanagement auch aktiv einsetzen, um Verträge zu erstellen oder zu beenden. Damit ist dann fast das gesamte Spektrum an Vertragsprozessen lückenlos abgebildet. Hinzu kommt noch die elektronische Archivierung der Vertragsakten. Da aber juristisch die Beweiskraft papierbasierter Verträge höher einzuschätzen ist als die digitalisierter Akten, wäre es fahrlässig, nur auf eine elektronische Archivierung zu setzen. Aus diesem Grund muss eine Archivierungslösung nicht Teil des Vertragsmanagements sein. Entscheidet man sich dennoch dafür, sollte man auf eine nahtlose Integration der beiden Lösungen achten.
Umfassend oder gezielt?
Denken Unternehmen über die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements nach, ist es oftmals der erste Gedanke, sämtliche Vertragsarten zukünftig digital zu verwalten. Allerdings ist dies nur in den seltensten Fällen sinnvoll, geschweige denn kosteneffizient umsetzbar. Unternehmen profitieren in der Regel nicht davon, Standardverträge mit immer denselben Konditionen, etwa Endkundenverträge, in einer speziellen Softwarelösung zu verwalten. Aus den Verträgen ergeben sich zum einen kaum Risiken. Außerdem ist es kaum vorstellbar, dass es für das Alltagsgeschäft relevante Informationen gibt, die exklusiv nur in diesen Verträgen zu finden sind. Ein CRM-System ist in der Regel die bessere Quelle. Lieferanten-, Miet-, Kreditrahmen- und individuelle Dienstleistungsverträge sind hingegen prädestiniert für die digitale Verwaltung. Bei der Komplexität der Vertragskonditionen wie auch der Beziehung zwischen den einzelnen Verträgen kann eine Vertragsaktenlösung ihr volles Potenzial ausschöpfen. Die Verträge sind dann permanent für alle berechtigten Mitarbeiter zugänglich – und, ein intelligentes Rechte- und Rollenkonzept vorausgesetzt, auch nur für diese. Der gesamte Lebenszyklus des Vertrags mit allen Dokumenten, Notizen, Terminen und Fristen, Protokollen sowie der Änderungshistorie ist mit wenigen Klicks verfügbar. Das wiederum verbessert die Auskunftsfähigkeit der jeweiligen Fachabteilung und erleichtert das Vertragscontrolling.
- Risiken oder Chancen - was steckt in meinen Verträgen?
- Mögliche Risiken
- Was ist die Lösung?
- Aufbau und Funktionen
- Checkliste: Projektschritte zur erfolgreichen Einführung eines digitalen Vertragsmanagements
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