Mit SaaS für das IT-Service-Management können die Kosten für Software und ihre Ausführung reduziert werden. Das ist jedoch nur ein Bereich, in dem sich Einsparungen realisiert lassen. Den „IT Key Metrics Data“ von Gartner zufolge vereinnahmt der IT-Service-Desk ungefähr vier Prozent des gesamten IT-Budgets. Da 86 Prozent der Gesamtkosten für einen IT-Service-Desk auf das Personal entfallen, werden 3,88 Prozent des gesamten IT-Budgets für diese Mitarbeiter aufgewendet. Die übrigen 14 Prozent der Kosten für einen IT-Service-Desk werden hauptsächlich für die zum Ausführen von Service und Support erforderliche Hardware und Software erbracht.
Vor diesem Hintergrund müssen auch die Gesamtkosten betrachtet werden, denn der größte Teil eines IT-Budgets wird im Allgemeinen von den mitarbeiterbezogenen Kosten reflektiert. Lösungen, die also zu einem wesentlichen Produktivitätszuwachs bei Mitarbeitern führen, können dank dieser gestiegenen Betriebseffizienz eine deutlich höhere Investitionsrendite erzielen als Lösungen, die Kosteneinsparungen lediglich in Bezug auf die Software bieten. Selbstverständlich sollte in der initialen Kostenplanung die eigentliche Umstellung vom aktuellen Modell auf die SaaS-Lösung einkalkuliert werden. In diesem Zusammenhang sind Informationen zu Personalschulungen und Datenmigration sehr aufschlussreich.