Lizenzverstöße und Audits vermeiden
Transparente Lizenzbilanz dank Software-Asset-Management
Kaum etwas kostet IT-Leiter so viel Zeit und Nerven wie die Erstellung einer Lizenzbilanz. Dabei spielt der Umfang der genutzten Lizenzen keine große Rolle, wie das Beispiel der Koch Pac-Systeme zeigt. Der Verpackungsspezialist aus Pfalzgrafenweiler bei Stuttgart wandte viel Zeit auf, um Lizenzverstöße und vor allem einen Audit zu vermeiden - bis er die geeignete Lösung fand. Jetzt steht das Unternehmen dank seines Software-Asset-Managements (SAM) kurz vor der Zertifizierung und hat nebenbei seinen Zeitaufwand rund um die Lizenzbilanz reduziert.
Koch Pac-Systeme bietet seit über 40 Jahren kundenspezifische Verpackungslösungen. Das Produktportfolio erstreckt sich über die Anwendungsfelder Konsum und Industrie, Kosmetik und Körperpflege sowie Pharmazie und Medizintechnik. Rund 270 Mitarbeiter sind in Deutschland sowie an den Vertriebs- und Servicestandorten in den USA, Frankreich und China für Koch Pac-Systeme aktiv. Das Unternehmen gehört zur Uhlmann-Gruppe und zählt mit über 30 Millionen Euro Jahresumsatz zu den führenden Herstellern von Verpackungsmaschinen.
"Enormer Zeitaufwand"
Da Koch Pac-Systeme nur 240 Desktops nutzt, sah sich das Management noch nicht dazu veranlasst, auf den Lizenzvertrag für Großunternehmen der Uhlmann-Gruppe umzusteigen. Dennoch verursachte das Lizenzmanagement einen erheblichen Aufwand. "Es kostete uns viel Zeit, um einen Überblick über die Lizenznutzung zu erlangen", erinnert sich Heinrich Hornberger, Bereichsleiter IT und Prozessoptimierung bei Koch Pac-Systeme. Zum einen gab es vom größten Lizenzgeber keinerlei Unterstützung zur Erstellung einer Lizenzbilanz, zum anderen musste Herr Hornberger feststellen, dass seine Einträge in das Lizenzportal nicht mehr korrekt waren, nachdem der Lizenzgeber das Portal verändert hatte. "Hinzu kommt, dass wir die Lizenznutzung mit unseren Lieferanten abstimmen müssen“, ergänzt der IT-Leiter. Um hier fahrlässige Verstöße zu vermeiden, bedarf es einer detaillierten Kommunikation. „Insgesamt war der Zeitaufwand enorm", sagt IT-Experte Heinrich Hornberger.
Zunächst versuchte er, mit Excel einen Überblick über die genutzten Lizenzen zu gewinnen. Jedoch zeigte sich schnell: Der Zeitaufwand nahm nicht ab. Also entschied er sich für das Lizenzportal eines Drittanbieters. "Allerdings war der Aufwand, um sich in die Bedienung dieses Portals einzuarbeiten, ebenfalls sehr hoch", erklärt Herr Hornberger. Gesucht wurde also eine SAM-Lösung, deren Software eine intuitive Bedienung bietet und die den Zeitaufwand für das Lizenzmanagement erheblich reduziert. "Wir haben nicht nach einem Verkäufer gesucht, sondern nach jemanden, der uns neutral berät", sagt Heinrich Hornberger. So stieß er auf Asset Consult. Das lizenzumsatzunabhängige Beratungshaus hat sich auf SAM spezialisiert und gehört zu den ersten IT-Beratern in Deutschland, die von Microsoft mit der Gold-Kompetenz im Bereich Software-Asset-Management zertifiziert wurden.
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