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UCaaS: „Nice to have” oder „must” der modernen Kommunikation?
Zukunftssicher, wirtschaftlich und wartungsarm, so sollen Softwarelösungen wie Unified Communications und Collaboration sein. Gleichzeitig sollen sie Produktivität steigern und den Arbeitsalltag optimieren. Entscheider:innen stehen vor einigen Herausforderungen bei Produkt- und Technologieauswahl.
Was ist Unified Communications und Collaboration? Eine Definition.
Unified Communications integriert Kommunikationskanäle wie Telefonie, Text-, Audio- und Video-Chat, Präsenzanzeige, Online-Meetings und Collaboration in einer Plattform. UCC – Unified Communications und Collaboration – gestaltet die interne und externe Kommunikation und Zusammenarbeit effektiver, die Mitarbeiter:innen arbeiten in einer zentralen Oberfläche. Unternehmen können die Lösung On-Premises installieren oder als „UC as a Service“, kurz UCaaS, über eine Cloud beziehen.
Welche Vorteile bietet UCaaS? Ein Überblick.
Im Vergleich zu Ländern wie Finnland oder Schweden ist Deutschland in der Nutzung von Cloud-Kommunikationslösungen zurückhaltend. Noch. Studien von Grand View Research prognostizieren dem deutschen UCaaS-Markt ein jährliches Wachstum von über 18 Prozent. Zurecht! UCaaS hat einige Vorteile zu bieten:
- Kostentransparenz: Hohe Einmalkosten für Hardware fallen weg, stattdessen wird nutzungsbasiert abgerechnet.
- Zentrale Wartung & Updates: Funktionen werden zentral gepflegt, ohne Aufwand für das interne IT-Team.
- Hohe Verfügbarkeit & Skalierung: Neue Nutzer oder Funktionen lassen sich meist flexibel und schnell hinzufügen.
- Mobile & hybride Arbeitsmodelle: Mitarbeiter:innen arbeiten ortsunabhängig und standortübergreifend mit konsistentem Nutzererlebnis.
- Zukunftssicherheit: Genutzte Funktionen, Integrationen und Sicherheitsstandards werden automatisch aktualisiert.
Welche Vorurteile bestehen gegenüber UCaaS? Die Auswahlkriterien.
Die Vorteile von UCaaS sprechen für sich: Sie begegnen den modernen Anforderungen der Unternehmen an Produktivität, Wirtschaftlichkeit und Effizienz nahezu perfekt. Warum also sind deutsche Firmen skeptisch? Datenschutzbedenken, Kontrollverlust, Aufwand, Ausfallzeiten und Kosten sind die hauptsächlichen Befürchtungen. Diese gilt es, ernst zu nehmen. Die UCC-Cloudlösung sollte sorgfältig ausgewählt werden. Fragen wie „Ist die UCC-Cloudlösung DSGVO konform?” und „Kann ich rollenbasierte Benutzerrechte noch selbst vergeben?“ sollten mit „Ja” beantwortet werden. Ebenso sollte verifiziert werden, dass der Umstieg möglichst ohne Downtimes stattfindet. Eine Kostenaufstellung sollte zeigen, dass das Abomodell gegenüber dem Lizenzkauf günstiger ist und zudem auch noch Vorteile wie Flexibilität und Skalierbarkeit bietet. Und auch diejenigen, die die Software am Ende nutzen, sollten nicht vergessen werden: Die User-Oberfläche sollte einfach und intuitiv sein.
UCC On-Premises oder aus der Cloud? Der Faktencheck.
Investitionskosten, Wartung, Skalierbarkeit, Mobilität, Aktualisierung sowie Sicherheit & Datenschutz – die Unterschiede im Detail sind in der Übersicht zu finden.
Was sollte bei der UCaaS-Einführung beachtet werden? Die Tipps.
Hat sich ein Unternehmen für die Einführung von UCaaS entschieden, gilt es nun, noch tiefer in die Auswahl der passenden Software zu gehen. In diesem Prozess sollten sich die beteiligten Personen unter anderem mit folgenden Themen auseinandersetzen:
- Kommunikationsziele:
In welchen Bereichen konkret soll die Kommunikation verbessert werden? Soll die interne Erreichbarkeit erhöht, die mobilen Mitarbeiter:innen besser eingebunden oder die Zusammenarbeit optimiert werden? - IT-Integrationen:
Welche CRM-System oder Datenbanken sind im Einsatz? Wird mit Microsoft Teams gearbeitet? Spielen mobile Endgeräte eine Rolle? Inwieweit sollte die UCC-Cloudlösung in die vorhandene IT-Struktur eingebunden werden? - Security-Konzept:
Passt die UCC-Cloudlösung in mein Security Konzept? Ist der Hosting-Standort in der EU? Sind die erforderlichen Verschlüsselung möglich? - Change Management:
Wie begeistere ich die Mitarbeiter:innen für die neue Lösung?
ProCall NEX von estos? Ein Beispiel.
ProCall NEX ist eine Cloud-UC-Komplettlösung. Sie hilft kleinen Unternehmen, mittelständischen Firmen sowie großen Konzerne mit verteilten Standorten dabei, Kommunikation und Zusammenarbeit zu optimieren. Dabei wartet die Software des Herstellers estos mit besonderen Vorteilen auf:
- Schnelle Einführung: Kostenfrei testen, Einstellungen übernehmen, live einsetzen
- Volle Funktionspalette: Bewährte Business Telefonie und UCC
- Freie Gerätewahl: Kommunikation via PC, Laptop, Smartphone
- Flexible Preismodelle: Vier skalierbare Tarife, optional DeviceOnly User für Faxgeräte, DECT-, Werkshallen- oder Konferenztelefone
- Automatisierte Updates: Neue Funktionen ohne manuellen Aufwand
- Höchste Sicherheit: In Deutschland entwickelt, in der EU gehostet, DSGVO-konform
- Mandantenfähigkeit & Standortvernetzung: Ideal für verteilte Organisationen
UCaaS “nice to have” oder “must”? Ein Fazit.
Zukunftssicher, wirtschaftlich und wartungsarm: Unified Communications und Collaboration aus der Cloud ist heutzutage kein optionales Add-On oder „nice to have” mehr, sondern ein „must” und der Schlüssel zu moderner und agiler Unternehmenskommunikation. Lösungen wie ProCall NEX von estos zeigen: Der Einstieg gelingt schnell und einfach, ganz nach dem Motto „Mach es einfach.”
ProCall NEX können Sie 30 Tage kostenfrei testen – 500 Freiminuten inklusive.
https://www.estos.de/nex
Autorin: Sibylle Klein, Senior Marketing Manager bei estos
sibylle.klein@estos.de, www.estos.de
Quellen:
- Cloud-Nutzung in der EU 2023: https://www.stackscale.com/blog/cloud-adoption-eu-enterprises
- UC as a Service – Marktgröße und Ausblick in Deutschland: https://www.grandviewresearch.com/horizon/outlook/unified-communication-as-a-service-market/germany
- Entwicklung des UCC-Marktes: https://www.globalgrowthinsights.com/market-reports/unified-communications-and-collaborations-market-114727
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