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Enterprise-Onlinespeicher

Agilität in ECM-Landschaften

5. Februar 2015, 11:45 Uhr | Matthias Kunisch, Geschäftsführer, Forcont Business Technology

Flexibilität, Agilität und Integrationsfähigkeit - Eigenschaften, die sich kaum mit komplexen ECM-Anwendungen verbinden lassen, sehr wohl aber mit modernem Cloud-Computing. Klassische ECM-Konzepte lassen sich jedoch nicht eins zu eins in die Cloud übertragen. Die Lösung: Schnittstellen, die beide Welten verbinden.

Enterprise-Content-Management-Systeme kommen meist als On-Premise-Installation zum Einsatz. Der einfache Online-Austausch gehört nicht zu ihren Stärken. Darum nutzen Mitarbeiter Filesharing- und Onlinespeicher-Dienste, die ursprünglich für den Consumer-Bereich bestimmt waren und nehmen Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien in Kauf, weil eine produktive Teamarbeit immer häufiger eine hohe Flexibilität, Agilität und Integrationsfähigkeit erfordert.

Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) dienen der Erfassung, Speicherung, Verwaltung, unternehmensweiten Bereitstellung und Archivierung von Informationen – größtenteils in Form von Dokumenten und Mediendateien. Das tun sie sicher, nachvollziehbar, compliancegerecht – und nach einem statischen Prozessverständnis. Es handelt sich um die klassischen "systems of records", die um die digitalen Unternehmensinformationen herum aufgebaut werden. Der schnelle und einfache Online-Austausch gehört nicht zu den Stärken dieser Systeme. Aus diesem Grund nutzen Mitarbeiter bevorzugt Filesharing- und Onlinespeicher-Dienste à la Dropbox, die ursprünglich für den Consumer-Bereich bestimmt sind – sowohl innerhalb des Unternehmens als auch für den Austausch mit Geschäftspartnern. Dabei nehmen sie auch ohne großes Zögern Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien in Kauf, weil eine produktive Teamarbeit im Prozess eben immer häufiger eine hohe Flexibilität, Agilität und Integrationsfähigkeit erfordert. Das sind Eigenschaften, die standardisierten Out-of-the-box-Produkten, nutzerorientierten Collaboration-Tools, mobilen Applikationen und modernem Cloud-Computing zu eigen sind. Man verbindet sie aber nicht ohne weiteres mit komplexen ECM-Suiten. Damit beide Welten nicht ein unproduktives, riskantes und kaum zukunftsfähiges Nebeneinander führen, gilt es sie zu verknüpfen. Hochintegrative, intelligente Online-Speicher können als Prozessbrücke beide Welten verbinden und so statische „systems of records“ zu dynamischen "systems of engagement" weiterentwickeln.

Heutige ECM-Anwendungen sind vorzugsweise für die statische On-Premise-Welt konzipiert. Sie sollen sämtliche im Unternehmen entstehenden Inhalte verwalten und sie über eine zentrale Plattform für alle nötigen Prozesse zur Verfügung stellen. Die Sys-teme sind dementsprechend mächtig und dieses Entwicklungsziel führte dazu, dass sie insbesondere an ganzheitlichen Unternehmensprozessen orientiert sind. Damit fehlen oft aber die vielen kleinen, nutzerfreundlichen Funktionen, die ermöglichen, Dokumente einfach aus einer Anwendung heraus mit Geschäftspartnern zu teilen. Der Austausch von Dokumenten mit Geschäftspartnern über E-Mail kann sich aber mitunter als sehr mühselig, kompliziert und fehleranfällig erweisen. Es entsteht häufig ein Dschungel aus versionierten Dokumenten, deren Aktualität und Bearbeitungsstatus nicht mehr nachvollziehbar ist. Außerdem werden die Inhalte so unnötig dupliziert und über etliche dezentrale Speicher gestreut.

Onlinespeicher und Filesharing
In der modernen Arbeitswelt regieren jedoch Prinzipien wie Flexibilität, Agilität und Mobilität. Cloud-Services, wie Filesharing- und Onlinespeicher-Dienste, verkörpern genau diese Prinzipien. Ob nun unternehmensseitig erlaubt oder nicht – die unkomplizierte, zentrale Bereitstellung von Dokumenten über das Web, die flexible Nutzung, online wie offline, unabhängig vom Endgerät, der mobile, annähernd unbeschränkte Zugriff zu jeder Zeit an jedem Ort, der schnelle Austausch mit anderen Nutzern – all diese Vorteile überwiegen aus Nutzersicht jegliche Sicherheitsbedenken. Hinzu kommt, dass diese Dienste vielfach kostenlos sind und wenn überhaupt nur einen minimalen Installationsaufwand erfordern. Aus der Perspektive des Unternehmens sieht das anders aus: Diese Dienste speichern die Daten auf externen Systemen, ohne Zugriffskontrollen und machen es Unternehmen unmöglich, die Hoheit über ihre Daten zu behalten. Spätestens wenn Beschäftigungsverhältnisse und Geschäftsbeziehungen enden, entsteht dadurch ein erhöhtes Risiko des Datenmissbrauchs und -diebstahls. Neben zweifelhafter Sicherheit und mangelnder Kontrolle haben consumerorientierte Onlinespeicher noch einen weiteren Nachteil. Die Möglichkeiten, sie in eine effiziente Prozess- und Wertschöpfungskette zu integrieren, sind extrem beschränkt. Sie nehmen das Dokument entgegen, speichern es in dem vorgegebenen Format ab und versehen es mit einer Adresse. Die Dokumente befinden sich nicht in der Hoheit und im alleinigen Zugriff durch das Unternehmen. Damit lassen sich die in den Dokumenten enthaltenen Geschäftsinformationen nicht für andere Geschäftsprozesse und Anwendungen nutzbar machen. Das steht im Widerspruch zum Ansatz, sämtliche entstehenden Inhalte zu verwalten und produktiv nutzbar zu machen.