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Enterprise-Onlinespeicher

Agilität in ECM-Landschaften

5. Februar 2015, 11:45 Uhr | Matthias Kunisch, Geschäftsführer, Forcont Business Technology

Fortsetzung des Artikels von Teil 2

Nutzen im Geschäftsalltag

Ein konkretes Beispiel für den Einsatz eines Enterprise-Onlinespeichers ist etwa die gezielte Verteilung und Verarbeitung eines Fragebogens zu einer Kundenzufriedenheitsbefragung. Der Vertriebsmitarbeiter erhält den Fragebogen über sein persönliches Postfach im Onlinespeicher. Gemeinsam mit dem Kunden wird er den Fragebogen dann in der Oberfläche des Speichers ausfüllen. Nach Abschluss des Gespräches speichert er den Fragebogen, der dann automatisch an die Marketing- und die Vertriebsabteilung zur Auswertung weitergeleitet wird. Durch die Synchronisationsmechanismen des Online-Speichers ist sichergestellt, dass stets nur der aktuellste Fragebogen genutzt wird. Die Verteilung des Dokuments an die Kundenberater wird über eine Fachanwendung gesteuert, beispielsweise das zentrale SAP CRM. Ein weiteres Beispiel ist die einfache Zustellung einer Krankmeldung an den Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer fotografiert den Krankenschein, lädt die Datei in den Online-Speicher, der sie als persönliches HR-Dokument erkennt und mit den entsprechenden Metadaten an das führende HR-System weiterleitet. Über dieses System erfolgt dann die Benachrichtigung des Vorgesetzten. Dem Nutzer steht mit dem Online-Speicher auch ein persönliches Filesystem zur Verfügung, das sich komfortabel im Dateibrowser oder im Smartphone verwalten lässt und ihm einen schnellen Zugriff auf alle persönlich relevanten Inhalte ermöglicht. Einfaches Filesharing mit Dritten sowie Zusatzfunktionen, etwa das Scannen von Dokumenten, Verwaltung von Terminen und Erinnerungen oder smarte Dokumentenbearbeitungstools lassen sich problemlos integrieren. So erhalten Sales-Mitarbeiter beispielsweise ein leistungsfähiges Instrument für die Kundenbetreuung vor Ort. Die intelligente Geschäftslogik kann dabei eigenständig verhindern, dass veraltete oder entsprechend geschützte Dokumente Dritten zugänglich gemacht werden.

Sicherheit bei Dokumenten in der Cloud
Cloud-Computing ermöglicht es auch in der einfachen Form eines kontrollierbaren Enterprise-Onlinespeichers, Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu optimieren. Die Frage nach der Sicherheit des Cloud-Computings ist dabei durchaus berechtigt, liegt der Betrieb der Software doch gegebenenfalls in fremden Händen. Unternehmen müssen sich intensiv mit den jeweiligen Cloud-Anbietern auseinandersetzen und Transparenz einfordern. Dazu gehören Fragen nach dem Ort der Speicherung, der Zertifizierung des Rechenzentrums, der Einhaltung geltender Datenschutzgesetze, der Möglichkeiten, zu jeder Zeit seine Daten wieder aus der Cloud zu lösen, Hochverfügbarkeit und vieles mehr.

Hinzu kommt, dass sich die Übertragungswege der Daten aus der Cloud zu den jeweiligen Devices der Anwender, kaum kontrollieren lassen. Welchen Weg die Daten nehmen, und wer dazwischen geschaltet ist, erschließt sich nicht. Der Cloud-Nutzer muss daher gegenüber dem Anbieter des Cloud-Services auf einer verschlüsselten Übertragung bestehen. Die sicherste Lösung ist dabei eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Außerdem geben Zertifizierungen wie ISO, TÜV und von einer Reihe weiterer Institutionen wie „German Cloud“ und „Cloud-EcoSystem“, bei der Suche nach dem richtigen Anbieter Orientierung.