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Enterprise-Onlinespeicher

Agilität in ECM-Landschaften

5. Februar 2015, 11:45 Uhr | Matthias Kunisch, Geschäftsführer, Forcont Business Technology

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Anforderung an einen Enterprise-Speicher

Unternehmen müssen deshalb selbst aktiv werden und ihren Mitarbeitern Alternativen zur Verfügung stellen, um einerseits die Abwanderung kritischer Daten in die sogenannte Schatten-IT zu verhindern, und andererseits die Unternehmensprozesse maximal zu unterstützen. Ein Enterprise-Speicher muss genauso unkompliziert, komfortabel und leistungsstark sein, wie die Consumer-Dienste. Ansonsten nutzen die Mitarbeiter die Lösung nicht. Das Frontend und das Bedienkonzept sollten dabei eher an Consumer-Diensten orientiert sein, um den Austausch von Inhalten mit IT-fernen Geschäftspartnern zu erleichtern. Darüber hinaus darf sie nicht auf den reinen Austausch von Dateien beschränkt sein, sondern muss sich vollständig in die Anwendungslandschaft des Unternehmens integrieren. Das macht eine webbasierte Dokumenten- und Prozessbrücke als eine Art Middleware zwischen den ECM-Applikationen und regulären Office-Anwendungen nötig, die sich intuitiv bedienen lässt und zudem mobil verfügbar ist.

Als intelligentes Filesystem in der Cloud sollte ein solcher Onlinespeicher die Dokumente sammeln, verteilen und den Datenaustausch zwischen den unterschiedlichen Fachanwendungen koordinieren. Es ist dabei unabdingbar, dass die Cloud in der Kontrolle des Unternehmens steht. Die Business-Logik muss dabei selbstständig auf die manuell vom Nutzer oder automatisiert von Anwendungen angeschobenen Prozesse reagieren. Auf Programmebene spricht man von Ereignissen oder Events, etwa dem Input oder Output von Dokumenten, deren Umbenennung, das Erkennen eines bestimmten Dateityps etc. In Abhängigkeit von diesen Ereignissen werden passende Prozessschritte aktiviert, die das Dokument dann selbstständig konvertieren, Dokumentenattribute abfragen und das Dokument an die passende Fachanwendung weiterleiten. Da jeder Nutzer des Onlinespeichers über seinen Account eindeutig identifizierbar und adressierbar ist, kann so ein durchgängiger Datenaustausch entstehen, der dem Nutzer sämtliche Informationen aus unterschiedlichsten Fachanwendungen jederzeit automatisiert bereitstellt. Technisch lässt sich eine Vielzahl solcher Anforderungen durch Webservices realisieren.