Unified Communication & Collaboration
Cloud, onsite oder hybrid
Viele Unternehmen stehen vor der Frage, ob sie sich bei ihrer UCC-Lösung für die schnell und leicht skalierbare Cloud- oder für die sichere, zuverlässige On-Premise-Variante entscheiden sollen. Die Antwort liegt oftmals in der Mitte: Hybrid-Lösungen können eine sinnvolle Alternative sein.
Viirtuelle Teams, Homeoffice, Fernarbeit: Unsere Arbeitswelt ändert sich und damit auch die Art, wie wir miteinander kommunizieren. Viele Unternehmen stehen daher vor der Aufgabe, ihre Kommunikationslösungen anzupassen. Denn einerseits erwarten begehrte Arbeitskräfte zeitgemäße Wege der Kommunikation und Zusammenarbeit. Auf der anderen Seite profitieren Unternehmen von Collaboration-Funktionen wie Instant Messaging, Audio- und Webkonferenzen, Videoanrufen und Desktopfreigaben sowie den meist effizient gestalteten Kommunikations- und Arbeitsprozessen. Der Schlüssel zum Erfolg ist hierbei die Nutzerfreundlichkeit, denn die Mitarbeiter sollten sich auf ihre Aufgaben konzentrieren können und nicht Zeit mit komplizierter oder überholter Technik verschwenden müssen. Aber auch auf der Seite der IT-Abteilung entscheidet die Usability mit über die Effizienz der Anlage: So sollten Systemadministratoren zum Beispiel über eine benutzerfreundliche Oberfläche nach Möglichkeit eine Komplettansicht des gesamten Netzwerks erhalten – unabhängig von der Anzahl der Telefone oder der Standorte. Auf diesem Weg wird sichergestellt, dass die Zeit, die für die Betreuung des Telefonsystems aufgewendet werden muss, auf ein Minimum reduziert wird. Für Unternehmen kann das die Umstellung von einer Telefonanlage auf eine Unified Communications und Collaboration (UCC)-Lösung bedeuten.
Licht und Schatten in der Cloud
Bei der Wahl der passenden UCC-Lösungen stellt sich meist die Frage, was am besten zu den individuellen Anforderungen passt: Cloud, onsite oder eine Kombination aus beiden? Aber auch die Betriebskosten sowie die Dauer der Implementierungsphase können bei der Wahl mitentscheiden.
Die Cloud hat Vorteile, die nicht von der Hand zu weisen sind und die bei der Wahl der neuen UCC-Lösung bedacht werden wollen. Dazu gehören unter anderem die schnelle Implementierung, der verringerte Investitionsaufwand, die Skalierbarkeit sowie der standortunabhängige Zugriff. Besonders attraktiv wird die Cloud durch die sogenannte „Rapid Elasticity“, also die hohe Geschwindigkeit bei der Bereitstellung und Rückgabe von Ressourcen. Dadurch kann schnell, mitunter auch automatisiert, auf sich ändernde Bedürfnisse reagiert werden. Für die Entscheidung für eine Cloud-Lösung spricht außerdem das Outsourcing, das freie Kapazitäten in der unternehmenseigenen IT-Abteilung schafft, da diese sich nicht im bisherigen Umfang um Wartung und Instandhaltung kümmern muss.
Doch wo Licht ist, ist auch Schatten. Denn auch die Cloud hat ihre Schwächen. So sind für einige Unternehmen die Abhängigkeit von einem externen Anbieter sowie verschiedene Sicherheitsaspekte Gründe, sich gegen die externe Lösung zu entscheiden. Für manche Firmen und Branchen, beispielsweise aus der Finanzwirtschaft, gibt es große rechtliche Hürden auf dem Weg zur Cloud, falls eine externe Lösung, bei der Daten jenseits der firmeneigenen Firewall liegen, überhaupt in Frage kommt.
Darüber hinaus sollte stets bedacht werden: Obwohl Cloud-Angebote schon einige Jahre auf dem Markt sind, verwenden immer noch nicht alle Anbieter offene Standards. Dies kann zu einer Herausforderung werden, falls ein Anbieterwechsel zur Diskussion steht. Und auch die Integration in Kundenprozesse ist ohne offene Standards nicht ohne weiteres möglich. So wird ein Umzug sehr schnell sehr teuer – je nach Unternehmensgröße und Leistungsumfang. Kosten fallen dabei nicht nur für die Abwicklung an, sondern auch, weil neuer und alter Anbieter häufig für eine Übergangsphase parallel bezahlt werden.
Schließlich müssen Entscheider noch die Ausfallsicherheit bedenken. Sollte die Verbindung mit dem Internet unterbrochen werden oder anbieterseitig ein Server oder Rechenzentrum ausfallen, können sämtliche Cloud-Dienste nicht mehr genutzt werden. In diesem Fall ist mit gravierenden Auswirkungen zu rechnen, die sich möglicherweise auf den gesamten Geschäftsbetrieb auswirken.
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