Wenn Gebäude smartifiziert sind, fließen Daten. Das ist die Grundlage von Smart Buildings. Schon in der Planung muss daher überlegt werden, ob sich der Personenbezug vermeiden lässt. Der Aufzug braucht nicht zu wissen, wer ihn gerufen hat. Vielmehr sollte er wissen, dass er gerufen wurde und, sofern die Anwendung „richtig“ smart ist, wieviele Personen warten und wohin sie wollen. Wenn Daten doch personenbezogen sein müssen, etwa bei der Eingangskontrolle, dann sollten diese anschließend so schnell wie möglich entpersonalisiert werden, zum Beispiel durch Anonymisierung. Damit fallen sie aus dem Geltungsbereich der DSGVO.
Die beiden wichtigsten Auflagen denen Daten, die sich einer Person zuordnen lassen, unterliegen, sind die Zweckbindung und die Einwilligung. Es muss im Voraus klar definiert sein, zu welchem Zweck die Daten erhoben werden und der Betroffene muss zustimmen. Im gewerblichen Umfeld wird dies durch Vereinbarungen – beispielsweise mit Arbeitnehmervertretern – geregelt. Eine Einwilligung ist allerdings grundsätzlich an den Zweck gebunden. Ändert sich dieser, ist eine entsprechende Information darüber ebenso zwingend wie eine erneute Einwilligung. Keine Einwilligung, aber eine Zweckbindung muss vorliegen bei Aufgaben im öffentlichen Interesse, der Ausübung öffentlicher Gewalt sowie bei lebenswichtigen oder anderen genau abzuwägenden Interessen. Dazu zählen etwa Überwachungsmaßnahmen in öffentlichen Gebäuden oder im öffentlichen Raum.
Eng mit der Zweckbindung verbunden ist die Minimierung und Befristung personenbezogener Informationen: Es dürfen ausschließlich Daten erhoben werden, die für den vereinbarten Zweck benötigt werden und diese müssen sobald wie möglich – spätestens jedoch, wenn sie für den vereinbarten Zweck nicht mehr gebraucht werden – wieder gelöscht oder entpersonalisiert werden.
Das BDSG behandelt allerdings nicht nur den Schutz der Daten, sondern auch die Sicherheit der Verarbeitung. Speziell im baulichen Umfeld muss auf die Verschlüsselung hingewiesen werden. Es ist zweifellos kaum möglich, Datenleitungen zu smarten Geräten zureichend gegen unberechtigten Zugriff zu schützen. Bei der Funkübertragung gilt dies noch mehr. Daher muss die Übertragung der Informationen immer verschlüsselt erfolgen.