Business Talk Digital Workplace
Die Kunst der Kommunikation
Fortsetzung des Artikels von Teil 2
Trampelpfade vermeiden
Zu Schulungen rät Michael Held, Head of Marketing bei Certgate, auch und besonders in Hinblick auf Security-Themen und den Datenschutz. „Am Ende des Tages arbeiten Menschen mit Daten und Menschen sind letztlich die größte Sicherheitslücke.“ Je mobiler die Lösungslandschaft werde, umso wichtiger sei es, die Mitarbeiter zu schulen und darüber aufzuklären, dass die internen Informationen eines Unternehmens schützenswert sind.
Die richtige Kommunikation ist aber auch dann wichtig, wenn es um die Akzeptanz der neuen Lösungen geht. So kam es bei entsprechenden Speedpoint-Projekten schon zu „Technologieleichen“, wie Blank erklärt. „Die Mitarbeiter hatten eine vorangegangen Lösung über Jahre verbessert und regelmäßig Updates ausgerollt. Akzeptanz für die neue Lösung war hier von vornherein nicht gegeben.“ Nicht selten führt dieser Widerstand in der Belegschaft zur Nutzung der bisherigen Technologie oder zur Ausbreitung von Schatten-IT. „Trampelpfade entstehen immer dann, wenn Mitarbeiter einen Umweg von mehr als sieben Metern gehen müssen“, sagt Markus Krammer, Vice President Products & New Business bei Nfon. Das Management sollte die Abteilungen früh in die Planung einbeziehen, Nähe zu den Problemen der Mitarbeiter haben und eine Strategie aufzeigen, wohin sich das Unternehmen entwickelt.
Aber wie die tatsächlichen Anforderungen der Nutzer ermitteln? „Das kann man zwar technologisch tun, das ist aber der falsche Ansatz“, sagt Petter. „Man kann auch nicht verbieten, dass nach 8 Uhr mit der Taschenlampe unter der Bettdecke gelesen wird.“ Abermals rückt der ständige Austausch mit den Anwendern in den Fokus. „Wenn ich aber versuche, alle Mitarbeiter zu fragen, komme ich nie auf den Punkt“, erklärt Blank. Er rät zu einem Gremium, das Verantwortliche aus allen involvierten Bereichen schon früh im Planungsprozess zusammenbringt, um eine klare Strategie zu definieren. Darüber hinaus braucht es laut Rapp ein „Mandat in der Unternehmensführung“, also eine klare Zuständigkeit im Top-Management. „Das wird oft unterschätzt und auf der Mitarbeiterebene aufgehängt“, erklärt der Solution Manager. „Man darf die Dimensionen des Digital Workplace nicht verkennen und sollte hier früh überlegen, wo es hingehen soll.“ Dese Punkte gilt es auch von vornherein mit dem Betriebsrat zu klären. Rapp und Lang berichten, dass es hier schnell zu Problemen kommen kann, bis hin zu gescheiterten Projekten, sollte es keine Einigung geben. Daher müssen Unternehmen den Betriebsrat rechtzeitig einbeziehen, um Stolpersteine wie beispielsweise die Frage um eine etwaige Arbeitszeitüberwachung auf Basis einer Präsenzanzeige schon vor der eigentlichen Umsetzung zu umgehen.
Aber auch außerhalb der Geschäftsführung und des Projektgremiums ist Kommunikationsstärke gefragt. Die Rolle der IT-Abteilung verändert sich. Diese müsse zuhören und mit den verschiedenen Bereichen über die Anforderungen sprechen, erklärt Rapp. „Stattdessen sagen IT-Abteilungen oft, dass sie wissen, was die anderen brauchen“, so der Computacenter-Experte. „Nur wenige sind bereit, tatsächlich mit den Nutzern zu reden.“ Es sei in Deutschland ein schwieriges Unterfangen, die IT von dieser neuen Aufgabe zu überzeugen. „Sie müssen sich aber morgens hinstellen und fragen, warum ihre Kollegen den Trampelpfad nehmen und wo genau die sieben Meter Umweg liegen.“ Ein Wandel, den auch Petter von Microsoft unterstreicht. Denn laut einer aktuellen Studie würden mehr als 50 Prozent der IT-Ausgaben heutzutage nicht mehr von der IT-Abteilung beschlossen. „Die Technik muss sich daher mehr als Partner positionieren und die Fachabteilungen entsprechend einbinden“, so der Microsoft-Sprecher.
Während viele Entscheidungen und Themen in die Fachbereiche wandern, wachsen aber auch die Anforderungen an die IT. So muss laut Held die Sicherheit über weitläufige Lösungslandschaften zentral überwacht werden. „Im Digital Workplace gibt es schnell einen ziemlichen Wust an Vielfalt und hier darf es nicht nur darum gehen, dem Mitarbeiter einfach einen Laptop in die Hand zu drücken“, so der Certgate-Manager. „Gerade beim Thema Sicherheit sind die großen Unternehmen den Mittelständlern oft noch eine Nasenspitze voraus.“ Daher müsse von Herstellern und Partnern Aufmerksamkeit für das Thema geschaffen werden, fordert Held.
- Die Kunst der Kommunikation
- Erwartungshaltung der Mitarbeiter
- Trampelpfade vermeiden
- Arbeit verändert sich
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