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Dokumentenmanagement

Dreisprung zur E-Rechnung

4. Oktober 2018, 9:38 Uhr | Sabine Narloch

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Was ist eine elektronische Rechnung?

Der Gesetzestext der E-Rechnungsverordnung (ERechV) gibt auf diese Frage in Paragraph 2 folgende Auskunft: Eine Dokument ist demnach eine elektronische Rechnung, wenn es erstens „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird“ und zweitens „das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht". Enthalten Rechnungen strukturierte Daten, sind sie maschinenlesbar und können auf Empfängerseite automatisiert weiterverarbeitet werden.

Wie es im Juli 2017 in der „Stellungnahme zum Entwurf einer E-Rechnungs-Verordnung“ des Branchenverbands Bitkom heißt, impliziere der Begriff der elektronischen Rechnung „noch kein bestimmtes Format“. Ausgeschlossen wären demnach bei öffentlichen Aufträgen „nur reine Bildformate (…), weil diese keine automatische Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten gewährleisten.“

Maßgeblich sind dabei die technischen Normungsdetails des Europäischen Komitees für Normung (CEN). So wurde als CEN-konformer Standard in Deutschland der Verwaltungsstandard XRechnung ent- wickelt, ein XML-basiertes semantisches Datenmodell. Ebenfalls der CEN-Norm entspricht der ZUGFeRD-Standard in der Version 2.0 – auf internationaler Ebene Factur-X genannt. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen. Es besteht aus einer visuellen Darstellung im PDF/A-3-Standard und einer XML-Datei, die maschinenlesbar ist. Auf der Webseite des Forums elektronische Rechnung Deutschland wird erläutert, dass viele Anbieter von Buchhaltungs- und ERP-Software ZUGFeRD bereits unterstützen. Auch könne das Format in unternehmensspezifische Lösungen integriert werden.

Vorteile und Hemmnisse
Neben der Notwendigkeit, spätestens ab November 2020 Rechnungen elektronisch zu übermitteln und zu verarbeiten, bietet das E-Invoicing die Möglichkeit, Kosten einzusparen. So können Transaktionsdaten schnell ausgetauscht werden. Fehler, die beispielsweise bei der manuellen Informationsübertragung passieren, entstehen erst gar nicht. Zudem erspart eine E-Rechnung Porto und weitere Kosten, wenn man beispielsweise die etwaigen Personalkosten für das Ausdrucken, Kuvertieren und womöglich den Weg zum Briefkasten miteinberechnet.

Allerdings gibt es auch zahlreiche Hürden, wie Zahlen aus der Umfrage von Ibi Research zeigen: Als größte Herausforderungen bei der Einführung eines elektronischen Rechnungsversands nennen 36 Prozent die Anpassung der Prozessabläufe und 34 Prozent die Integration in die bestehende IT- Landschaft (Grafik 1). Eine weitere Einschätzung der Befragten zeigt, dass beim Thema E-Rechnung der Wunsch nach Übersichtlichkeit ein wichtiger Faktor ist: So gaben 41 Prozent der Unternehmen an, dass vom Gesetzgeber ein einheitliches Datenformat für die automatisierte Verarbeitung elektronischer Rechnungen vorgeschrieben werden sollte. Weitere 23 Prozent stimmten dem zumindest noch teilweise zu.

Und der klassische Buchhalter?
Zwar kommt die E-Rechnung als eher „trockenes“ Verwaltungsthema daher, doch auch beim E-Invoicing können künftig Technologien wie Blockchain oder Machine Learning einiges bewirken. Wohin es dabei konkret gehen wird, lässt sich derzeit noch nicht absehen. Marcus Laube, CEO von Crossinx, einem Anbieter von E-Invoicing-Lösungen, äußert sich auf der Webseite des Unternehmens folgendermaßen: Er traue beiden Technologien zu, dass sie das Potenzial haben, in den kommenden Jahren „komplette Prozesse zu ersetzen und technologisch abzubilden". So könne Machine Learning beispielsweise bei der „automatischen Verbuchung“ eingesetzt werden. Auf eine Vereinfachung der Buchhaltung wird es wohl in jedem Fall hinauslaufen – und eventuell kann das „die Arbeit des klassischen Buchhalters komplett überflüssig“ machen, so Laube.

Bis es soweit ist, wird noch Zeit vergehen, in der sich alle Beteiligten mit den verschiedenen Normen, Versionen und Begrifflichkeiten beschäftigen müssen. Denn allein unverständliche Akronyme wie ZUGFeRD zeigen: Wenn es um rechtliche Aspekte geht, sollte man sich beraten lassen. Nur so ist man zuverlässig informiert, und weiß, was hinter den Neuerungen steht und was sie für das eigene Unternehmen bedeuten.