Effizientere Unternehmenskommunikation
Eine Frage der Technologie oder der Kultur?
E-Mails, Messages und Telefonate im Minutentakt – in den Unternehmen verbringen die Mitarbeiter mehr als die Hälfte der Zeit mit Kommunikation und Kollaboration. Wie gut aber funktioniert das wirklich? Wie effizient ist sie? Eine aktuelle Studie von Mitel macht deutlich: Es gibt Luft nach oben.
E-Mail, Telefon und persönliche Besprechungen zählen in Deutschland zu den am häufigsten genutzten Kommunikationsmethoden. Dabei verschwenden Mitarbeiter eigenen Angaben zufolge jedoch etwa ein Fünftel ihrer Arbeitszeit. Auf der anderen Seite sind Tools für Messaging oder Videokommunikation etwas weniger beliebt – was auch darauf hinweist, dass die Arbeitnehmer in Deutschland eher zu bekannten und etablierten Instrumenten greifen. Jedoch kann Ineffizienz – auch hervorgerufen durch Ablehnung neuer Kommunikations- und Collaboration-Tools – teuer werden: In Deutschland verlieren Unternehmen pro Jahr und Mitarbeiter durch Zeitverschwendung rund 8.900 Euro.
Während auf der einen Seite herkömmliche Kommunikationsmittel den Arbeitsplatz dominieren, wird auf der anderen Seite die Forderung nach mehr Effizienz immer lauter. Fast drei Viertel der Studienteilnehmer glauben, dass sie mit zeitgemäßeren Mitteln effizienter und produktiver arbeiten könnten. Shared-Online-Workspace-Lösungen versprechen dabei besonders überzeugende Ergebnisse. Für 70 Prozent der Befragten gehören sie zu den effizientesten überhaupt – und immerhin 41 Prozent wollen sie künftig stärker nutzen. Instant Messaging und Videotelefonie verzeichnen mit je 47 und 35 Prozent auch eine positive Entwicklung und zeigen auf, welche Tools auch zukünftig verstärkt genutzt werden. Wenn aber die Mittel vorhanden sind, um insgesamt produktiver arbeiten zu können – warum werden sie nicht genutzt?
Was tatsächlich viele daran hindert, neue Lösungen zu implementieren, hat eher organisatorische oder mentale Ursachen als technische. So werden von einem Viertel der Befragten fehlende Trainings als größte Barriere angeführt. Hier scheint folglich noch ein erheblicher Bedarf zu bestehen.
Die Unternehmenskultur im Umgang mit Veränderungsprozessen steht mit 24 Prozent der Nennungen einer Neuerung am zweithäufigsten im Wege. Hier ist ein dickeres Brett zu bohren und es sind entsprechende Investitionen seitens des Managements erforderlich – weniger in finanzieller als eher in zeitlicher Hinsicht sowie im Hinblick auf den Aufwand. Damit dies gelingt, sind Initiativen rund um den digitalen Arbeitsplatz nötig. Diese erfordern wiederum sorgfältige und strategische Veränderungen der Kultur sowie der Prozesse in einem Unternehmen.
Neue Tools wurden entwickelt, um Kommunikation und Kollaboration allgemein zu verbessern und die bekannten Schwächen von E-Mail und Telefonkonferenzen zu kompensieren. Wenn der Nutzen für jeden User deutlich sicht- und spürbar wird, steigt auch die Akzeptanz der Tools. Dann wird er sich auch schneller an die Bedienung der neuen Instrumente gewöhnen. Wenn ein Unternehmen solche Lösungen möglichst schnell implementieren will, um von den Vorteilen zu profitieren, muss es vor allem die „mentale“ Seite beachten und gezielt angehen. Die erfolgreichsten unter jenen, die diese Aufgabe anpacken, flankieren dabei die neuen, anspruchsvollen Tools mit einem strategischen Ansatz, der die Arbeitnehmer bewusst mit ins Boot holt.
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