Digital Workplace
Erfolgserlebnis: Finden
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Suchen und Finden ermöglichen
Eine wichtige Rolle in diesen digitalen Arbeitsplätzen kommt Enterprise-Search-Lösungen zu. In der Vergangenheit oft auf die reine Keyword-basierte Suche beschränkt, haben sie sich inzwischen weiterentwickelt und können als zentrale Wissensinfrastruktur des Digital Workplace fungieren. Zu ihren wichtigsten Aufgaben zählt es dabei, den Mitarbeitern von der Startseite ihres digitalen Arbeitsplatzes aus, das zentrale Suchen und Auffinden benötigter Informationen aus allen relevanten Quellen zu ermöglichen. Hierfür führen sie Datensilos zusammen und befreien die Mitarbeiter von der lästigen Aufgabe, jede in Frage kommende Quelle mühsam separat zu durchsuchen. Moderne Enterprise-Search-Anwendungen bieten dazu ein breites Set an Standard-Konnektoren zur einfachen Anbindung der unterschiedlichsten Datenquellen – seien es strukturierte oder unstrukturierte Datenbestände, die sich auf den eigenen Servern oder in der Cloud befinden.
Da moderne Suchanwendungen zudem KI-Technologien wie Natural Language Processing oder Machine Learning nutzen, ermöglichen sie den Mitarbeitern eine kognitive, also „mitdenkende“ Suche. Dazu gehört etwa, natürlichsprachliche Suchanfragen zu verarbeiten und bei einer Sucheingabe automatisch ergänzende Begriffe vorzuschlagen, die die Recherche optimieren oder auch Informationen smart miteinander zu vernetzen. Die Trefferlisten werden mit zusätzlichen Informationen wie einem Knowledge-Graph angereichert und ihre Relevanz sowie Reihenfolge individualisiert. So bekommen die Mitarbeiter in ihren Trefferlisten die Ergebnisse ganz oben angezeigt, die für sie persönlich am relevantesten sind. Die Basis dafür bilden konfigurierbare Suchprofile und die nutzungsbasierte Relevanz der Treffer, die über Machine-Learning-Verfahren optimiert werden. Durch die Analyse des Klickverhaltens lernt die Enterprise-Search-Lösung,
welche Suchergebnisse für die Mitglieder einer Abteilung oder eines Teams am wichtigsten sind und lässt diese Komponente in die Relevanzberechnung mit einfließen. Künftig wird die kognitive Suche Trefferlisten sogar gänzlich überflüssig machen. Als „Conversational System“ wird sie dann Fragen wie ein virtueller Assistent einfach direkt beantworten.
Mitarbeiter von Routineaufgaben entlasten
Durch ihre umfassende Ausstattung mit KI-Technologien beschränkt sich der Nutzen moderner Enterprise-Search-Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz aber nicht auf die reine Suche. Sie können zusätzlich für die Automatisierung von Prozessen zum Einsatz kommen. Ihre Fähigkeiten zum Verständnis von Inhalten ermöglichen es etwa, den digitalisierten Posteingang zu analysieren und weiterzuverarbeiten, Support-Tickets an die zuständigen Help-Desk-Mitarbeiter weiterzuleiten oder im Rahmen der DSGVO-Compliance automatisch vertrauliche Informationen, personenbezogene Daten und Löschfristen zu erkennen. Die Mitarbeiter werden dadurch von Routineaufgaben entlastet und erhalten mehr Freiraum für die wichtigeren kreativen Tätigkeiten.
Um sich in das ganzheitliche Sicherheitskonzept eines Digital Workplace einfügen zu können, muss die Enterprise-Search-Lösung aber auch ein umfassendes Rechte- und Rollenmanagement mitbringen. Die dort vergebenen Berechtigungen sollten von der Indexierung über die Suche bis hin zur Darstellung in der Oberfläche durchgängig berücksichtigt werden. Nur dann ist sichergestellt, dass alle Benutzer in ihren Trefferlisten nur die Informationen angezeigt bekommen, die auch von ihnen gesehen werden dürfen. Ist die Lösung zudem mandantenfähig, lässt sich gewährleisten, dass einzelne Standorte oder Unternehmensbereiche nur auf Dokumente zugreifen können, die für sie relevant sind. Gleichzeitig kann dabei aber sichergestellt werden, dass Informationen, die von allen Mitarbeitern benötigt werden, auch für alle auffindbar sind.
Franz Kögl ist Vorstand bei IntraFind Software AG
- Erfolgserlebnis: Finden
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