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Unternehmenssoftware

Graue Zellen für die Digitalisierung

13. Juli 2017, 15:40 Uhr | Autor: Wolfgang Reichenbach / Redaktion: Diana Künstler

Fortsetzung des Artikels von Teil 2

DMS als essenzieller ERP-Bestandteil

Mit Dokumenten-Management-Systemen (DMS) lassen sich E-Mails, Belege, Rechnungen und andere Dokumente digital erfassen, verschlagworten und archivieren. Ist das DMS in die ERP-Lösung integriert, greifen Mitarbeiter von der ERP-Oberfläche aus auf Dokumente beziehungsweise Daten zu. Das süddeutsche Maschinenbauunternehmen Lebus International Engineers hat sich beispielsweise nach Jahren zeitaufwendiger Dokumentenablage bei der Rechnungsverwaltung von Papier verabschiedet. Der Anbieter von Mehrlagenspulungen für die Offshore-Branche, Berg- und Tunnelbau und Bohranlagen nutzt ein ERP-System mit integriertem Dokumenten-Management-System, um die Nachfrage nach den 2.500 Produkten monatlich zu bewältigen und Kundenaufträge schnell und professionell abzuwickeln. „Mit der tiefen Integration des DMS in unsere ERP-Lösung erfassen wir heute alle Rechnungen, Lieferscheine und Protokolle als Scan im Volltext und indexiert nach Schlagworten. Damit haben wir die Arbeitsprozesse bei Ablage, Verwaltung und Suche nach Rechnungen optimiert“, sagt Lebus-Einkaufsleiter Matthias Kunkel. Das Unternehmen hat mittlerweile rund 20.000 Belege automatisch und gemäß GoBD revisionssicher archiviert. Lebus-Mitarbeiter verwalten Rechnungen auch mobil vom Smartphone aus und geben sie zum Beispiel zur Zahlung frei.

Mobile ERP: Ist das möglich?
Die Verbindung von DMS und ERP ebnet auch den Weg für den nächsten Schritt: die mobile Nutzung der Unternehmensdaten. Die Durchdringung des Alltags durch Smartphones und mobiles Internet hat die Art und Weise, wie Menschen heute arbeiten und in welcher Form Informationen genutzt werden, über die letzten Jahre stark verändert. Was mobile ERP-Anwendungen angeht, sind zielgerichtete Apps sinnvoll, die schnell und einfach bestimmte Arbeitsschritte unterstützen. Für den Außendienst ist es zum Beispiel wichtig, dass er vor Ort kundenspezifische Informationen einsehen und Einträge vornehmen kann. Mobile ERP-Apps erlauben auch, dass Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus gemeinsam auf stets aktuelle Daten zugreifen. So lassen sich Dopplungen und Inkonsistenzen vermeiden. Die Jochem-Schulte-Gruppe aus Möhnesee, Hersteller von Industrieheizungen, hat die Digitalisierung von ERP über DMS bis hin zum mobilen Einsatz bereits vollzogen. Auf den Tablets der Außendienstmitarbeiter ist eine mobile ERP-Anwendung installiert, die on- und offline auf die Datenbank des ERP-Systems zugreift.

Sobald die Zentrale neue Touren plant oder Auftragsdaten im ERP eingibt, sind die Daten auf den Tablets der Kundendienst-, Montage- und Vertriebsmitarbeiter verfügbar. Gerade im industriellen Umfeld wie bei Jochem Schulte spielt das eine wichtige Rolle. Denn größere Mobilität beschleunigt den Informationsfluss zwischen mobilen Mitarbeitern und Zentrale.

Smarte Prozesssteuerung wird wichtiger
Nutzten Unternehmen früher Softwarelösungen verschiedener Anbieter, um Prozesse im Unternehmen zu steuern, geht es heute darum auszuwählen, welche Anwendungen sich nahtlos und tief in ein ERP einbinden lassen. Die Integration von Einzellösungen für unterschiedliche Prozesse ist ein erster sinnvoller Schritt zur Digitalisierung. Wenn alles aus einem Guss von einem Anbieter ist und Daten nahtlos verfügbar sind, funktioniert ein ERP-System als umfassende Unternehmenslösung.

Unternehmensprozesse smart, fehlerfrei und zukunftssicher zu steuern, wird immer wichtiger. Möglich wird das, wenn wesentliche dokumenten- und datenbankbasierte Prozesse und Anwendungen in der Unternehmenslösung aufgenommen sind. Dazu zählen neben CRM und DMS auch das Rechnungswesen, die Versandlogistik oder CTI.

Wolfgang Reichenbach ist Vorstand bei Step Ahead