Modern Workplace
Lohn- und Gehaltsabrechnung in Echtzeit
Das HR-Softwareunternehmen für KMUs, Personio, hat vor Kurzem den Early-Access für „Personio Payroll“ gestartet, ein in das Human Resources Information System (HRIS) von Personio integriertes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem. Was die neue Lösung kann, berichtet Maria Angelidou-Smith von Personio.
connect professional: Personio Payroll soll Payroll- und HR-Prozesse miteinander verbinden und ganzheitlich abbilden. Was heißt das genau?
Maria Angelidou-Smith: Bislang haben Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme für KMUs keine tiefgreifende Integration mit HR-Systemen geboten. Für HR-Verantwortliche geht das mit einem deutlichen Mehraufwand einher, denn: Ein Großteil der relevanten Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten ist in HR-Systemen gespeichert. Somit gehören zeitlich aufwendige und fehleranfällige Datentransfers aktuell häufig zum monatlichen Gehaltsabrechnungsprozess. Personio Payroll setzt genau hier an: Durch die Synchronisation und den automatisierten Abgleich von Personal- und Gehaltsdaten werden aufwendige Datentransfers, manuelle Eingaben und Überprüfungen erspart und der Gehaltsabrechnungsprozess beschleunigt. Payroll und HR aus einem Guss sozusagen.
connect professional: Was ist das Neue dabei?
Angelidou-Smith: Personio Payroll ist die erste Lohn- und Gehaltsabrechnung in Echtzeit, die Payroll und eine All-in-One-HR-Software an einem Ort vereint, spezialisiert auf die Bedürfnisse von deutschen KMUs. Andere Systeme, deren Payroll-Lösung eng mit dem HRIS verzahnt ist, sind speziell für Enterprise-Unternehmen entwickelt – und daher modular aufgebaut und deutlich komplexer in der Implementierung und Anwendung.
Aufgrund des hohen Automatisierungsgrads und der Echtzeitvorschau können Lohnabrechnende den Payroll-Prozess deutlich flexibler gestalten: Vor Personio Payroll mussten diese jeden Monat genügend Zeit für die Überprüfung und Weitergabe von Informationen zwischen den Systemen einplanen. Für die meisten bedeutete dies, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnungsperiode zwischen dem 10. und 15. des Monats endete.
connect professional: Wie wirkt sich das konkret auf die Arbeitsabläufe aus?
Angelidou-Smith: Da die Auswirkungen von Änderungen nun direkt einsehbar sind, sobald sie eingegeben werden, müssen Lohnverantwortliche sich nicht mehr jeden Monat mehrere Tage Zeit nehmen, um zu prüfen, ob alle Änderungen berücksichtigt wurden. Stattdessen können Änderungen bis zum Stichtag am Ende des Monats vorgenommen werden. Die Aufgaben müssen also nicht mehr in den wenigen Tagen vor Abgabetermin gebündelt werden, denn Personio Payroll erlaubt eine kontinuierliche Überprüfung, was wiederum den Stress reduziert.
connect professional: Welche weitere Nutzen haben Anwender, wenn sie Personio Payroll einsetzen?
Angelidou-Smith: Die Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine bedeutende Entwicklung, die ein für unsere Kunden relevantes Problem löst: Der hochkomplexe und manuelle Prozess zur Lohn- und Gehaltsabrechnung unter Zeitdruck. HR Teams stehen vor vielen Herausforderungen und benötigen Zeit, um sich strategischen Themen zu widmen. Manuelle, repetitive Aufgaben sind ein Zeitfresser. Automatisierung schafft hier Abhilfe. Die Zusammenführung von HR- und Payroll-Prozessen minimiert den Zeitaufwand für Abrechnungsverantwortliche, der für manuelle Berechnungen, doppelte Kontrollen und händischen Datentransfer aufgewendet wird, erheblich. Das reduziert die Fehleranfälligkeit und steigert die Effizienz in HR-Teams, was in wirtschaftlich angespannten Zeiten wichtiger denn je ist.
Die eingebaute Compliance und automatische Datenvalidierung beschleunigen den Gehaltsabrechnungsprozess durch den direkten Abgleich mit den im HRIS von Personio gespeicherten Informationen. Aufgetretene Fehler werden in Echtzeit angezeigt: Gibt ein Mitarbeitender etwa keine Steuer-ID an, wird er sofort vom System auf die in diesem Fall notwendige Steuerklasse hingewiesen, wodurch später keine Korrektur mehr durch Dritte erforderlich ist. Verantwortliche können ab sofort zu jedem Zeitpunkt im Abrechnungszyklus Änderungen vornehmen und deren direkte Auswirkung auf Lohnscheine einsehen. Der Abschluss der Gehaltsabrechnung kann dadurch in Minuten und nicht mehr wie zuvor in Tagen durchgeführt werden.
- Lohn- und Gehaltsabrechnung in Echtzeit
- Herausforderung: regulatorische Vorgaben
Lesen Sie mehr zum Thema
