Arbeitsplatz der Zukunft
Meilensteine auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Transformation und Migration
Es gibt Nutzer mit unterschiedlichen Rollen, die mit verschiedenen Endgeräten auf klassische Desktop-Anwendungen, aber auch mobile Apps zugreifen. Dabei nutzen viele Firmen eine Mischung aus Eigenentwicklungen, lokal betriebenen SAP-Anwendungen und unterschiedlichen Cloud Services wie Salesforce oder Office 365. Die Anforderungen reichen von internen über externe sowie öffentlich zugängliche Anwendungen aus der Public und der Private Cloud. Die IT-Infrastruktur sollte solche heterogenen Anwendungsszenarien unterstützen, vor allem die Kombination eines virtuellen Desktops mit mobilen Zugriffen. Es reicht nicht aus, einfach nur die vom Desktop-Rechner gewohnte Arbeitsumgebung auf einem Mobilgerät anzuzeigen.
Wirklich produktiv ist ein digitaler Arbeitsplatz nur dann, wenn auf Smartphones und Tablets auch spezifische mobile Apps zur Unterstützung der gewohnten Arbeitsprozesse laufen, wie etwa die Genehmigung von Geschäftsreisen oder Urlaubsanträgen.
Die Einführung einer solchen dynamischen Arbeitsplatzumgebung ist ein großes, abteilungsübergreifendes IT-Transformations-Projekt, das deutlich herausfordernder ist, als der Umstieg auf eine neue Betriebssystemversion inklusive aktualisierter Anwendungen. Unternehmen sollten deshalb den Transformationsprozess von herkömmlichen zu digitalen Arbeitsplätzen strategisch und langfristig angehen, eventuell sogar schrittweise.
Folgende Meilensteine sollten in jedem Fall berücksichtigt werden:
1. Start des Transformationsprozesses: Unternehmen beginnen am besten mit einer Ist-Analyse der genutzten Arbeitsplatzsysteme, Endgeräte, Anwendungen und Prozesse. Zugleich müssen die Geschäftsanforderungen an den neuen Arbeitsplatz definiert werden. Beispiele: „Wie kann das Unternehmen den „War for Talents“ gewinnen oder wie kann die Mitarbeiterzufriedenheit durch flexible Arbeitsplatzkonzepte gesteigert und gleichzeitig KPIs zum Raumbedarf eingehalten werden.
2. Business Readiness Check: Dafür sind Geschäftsszenarien notwendig, in denen die Anforderungen für den digitalen Arbeitsplatz definiert werden. Wichtig ist die Untersuchung der unterschiedlichen Arbeitsweisen der Mitarbeiter, um einen Katalog an Nutzerprofilen anzufertigen. Und zuletzt sollten Unternehmen daran denken, die Eignung der bisher genutzten Anwendungen für eine virtuelle Umgebung zu ermitteln.
3. Proof of Concept: Testnutzer prüfen die Lösung etwa vier Wochen lang. Wichtig für die Akzeptanz durch die Mitarbeiter ist es, die Erfahrungen der Testanwender hinsichtlich Leistung, Interoperabilität, Einsatz in mobilen Szenarien und der Benutzererfahrung einfließen zu lassen. Anschließend wird der digitale Arbeitsplatz an die Erkenntnisse aus der Testphase angepasst.
4. Service-Integration: Ein wichtiger Meilenstein ist die Integration in die vorhandene IT-Landschaft, etwa in ein Ticketsystem im Support, die Change-Request-Bearbeitung, die technische Integration in Active Directory oder eine Sicherheits-lösung, die Bestimmung der Workflows im integrierten Portal (App-Store, Servicekatalog) und vieles mehr. Ein wichtiges Element im gesamten Integrationsprozess ist zudem ein Single-Sign-On, mit dem die Anmeldung automatisch an alle Arbeitsplatzelemente weitergeleitet wird.
5. Transformation und Migration: Der letzte Meilenstein führt zum Roll-out der Lösung im gesamten Unternehmen. Davor sind allerdings zusätzliche Schritte notwendig, etwa ein Changemanagement, um die neue Arbeitsplatzlösung im Unternehmen bekannt zu machen und für Akzeptanz zu sorgen. Auch die Transformation und Anpassung von IT-Prozessen und unterschiedlichen Organisationseinheiten im Unternehmen gehören dazu. Vor allem in größeren Unternehmen ist es zudem sinnvoll, zunächst einer nicht zu kleinen Anzahl an Pilot-Anwendern die neue Arbeitsplatzlösung zur Verfügung zu stellen. Auch hier sind wieder wertvolle Erfahrungen möglich, die letzte Korrekturen am digitalen Arbeitsplatz, dem Rollout-Plan und dem zugehörigen Change-Management erlauben. Im Anschluss an diese Schritte verfügt das Unternehmen über einen digitalen „Workplace as a Service“, der je nach Rolle ein zukunftsfähiges Arbeitsplatzmodell mit Enterprise Mobility Management verbindet. Die Vorteile einer Lösung aus einer Hand sind klar: Nach Erfahrungen in zahlreichen Unternehmen sinken die Betriebskosten um mindestens 30 Prozent.
Die Entkopplung der technischen Transformation vom Geschäftsbetrieb erlaubt eine Vereinfachung des IT-Betriebs, etwa beim Roll-out von Anwendung-Updates, Sicherheitsaktualisierungen oder neuen Apps bei gleichzeitig geringerem Aufkommen am Service Desk. Darüber hinaus steigen die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter, da sie mit dem neuen mobilen digitalen Arbeitsplatz moderne Arbeitszeitmodelle und -Konzepte nutzen können. Der Digital Workplace aus der hybriden Cloud vereint laut T-Sytems folgende Aspekte in Einem: Er ist schnell, hochsicher, flexibel und fungiert außerdem als Aggreg--ationsschicht zwischen Applikationen und Betriebssystemen und dies völlig endgeräteunabhängig.
Thomas Gierich ist Head of International Solution Sales und Martin Holzinger ist Head of Solution Sales, T-Systems International GmbH
- Meilensteine auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz
- Transformation und Migration
Lesen Sie mehr zum Thema
