Dokumentenmanagement & Cloud-Computing
Was ist ein Dokument im Zeitalter der Digitalisierung?
Wie sich die Bedeutung des Dokument-Begriffs verändert hat – und wieso die Cloud fürs Dokumentenmanagement unverzichtbar wird.
Wir arbeiten täglich mit einer Vielzahl an Dokumenten: Verträge, Protokolle, Urkunden oder Bewerbungsunterlagen stapeln sich in Papierform auf unseren Schreibtischen und sammeln sich – beispielsweise als Word- oder PDF-Dokumente – auf unserem Desktop. Auf den ersten Blick scheint die Frage, was ein Dokument eigentlich ist, banal und leicht zu beantworten. Aber: Ein Dokument als solches zu definieren, ist gar nicht so einfach. Denn die Bedeutung des Begriffs hat sich im Laufe der Zeit immer wieder geändert – und wird sich auch zukünftig weiter verändern, möglicherweise sogar drastisch. Der Grund hierfür sind täglich neue, unzählige Dokumente und Informationen. Um diese ansteigende Informationsflut zu bewältigen, müssen wir zwangsläufig auf neue Technologien wie die Cloud zurückgreifen. Und um das Potenzial dieser Technologien optimal auszunutzen, brauchen wir ein anderes Verständnis dessen, was ein Dokument ausmacht.
Lange Zeit verstand man unter einem Dokument ein papierbasiertes, offizielles Schriftstück, das verschiedene Informationen innerhalb eines bestimmten Kontexts enthielt. Es trug häufig mehrere Unterschriften und war bisweilen sogar von einem Notar beglaubigt. Ein Geschäftsvertrag, ein Kündigungsschreiben oder auch ein Bewerberfoto wurden von einem Urheber erstellt, zu Informationszwecken weitergegeben und aufbewahrt. Doch inzwischen gibt es neben diesen formalen Schriftstücken weitaus mehr digitalisierte oder sogar gänzlich digitale Dokumente, die auch digital verwaltet werden: Man scannt Verträge und legt sie in digitalen Akten ab oder erstellt Protokolle direkt am PC. Das Dokument als Informationsträger wandert im Rahmen dieser Entwicklung in den virtuellen Raum ab. Dadurch hat sich unser Verständnis von einem Dokument erweitert: von einem beschriebenen Papier hin zu einer Sammlung von Informationen, die auf einem Trägermedium vereint und in einen semantischen Kontext gebracht sind. Und immer häufiger werden heute die entsprechenden Informationen nicht einmal mehr auf dem eigenen PC oder Server, sondern in einem Rechenzentrum gespeichert.
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