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Dokumentenmanagement & Cloud-Computing

Was ist ein Dokument im Zeitalter der Digitalisierung?

25. Juli 2016, 9:25 Uhr | Autor: Matthias Kunisch / Redaktion: Diana Künstler

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Enterprise Content Management als Verwaltungsgrundlage

Bei digitalen Dokumenten tritt vor allem die Frage nach Original und Kopie in den Vordergrund: Ein Dokument ist im Grunde unveränderbar, denn wenn die Informationszusammenstellung angepasst wird, entsteht streng genommen ein neues Dokument. Die digitale Speicherung erlaubt es jedoch, unzählige nachvollziehbare Versionen eines einzigen Dokuments zu erstellen. Diese stehen beliebig vielen Personen jederzeit – und auch gleichzeitig – zur Verfügung. Zudem lässt sich ein digitales Dokument unbegrenzt häufig kopieren und verteilen. Insbesondere Unternehmen stehen angesichts dieser permanent wachsenden Anzahl an gespeicherten Dokumenten vor der großen Herausforderung, Informationen so zu organisieren, dass die Mitarbeiter sie bei Bedarf schnell finden. Früher wusste man genau, in welchem Schrank welche Akten standen und musste dann nur noch den richtigen Ordner herausnehmen. Laut einer Gartner-Studie nimmt die Suche nach digitalen Dokumenten heute jedoch bis zu 40 Minuten täglich in Anspruch. Daher ist es nicht verwunderlich, dass viele Unternehmen Enterprise Content Management Systeme (ECM) einsetzen. Sie bieten intelligente Suchfunktionen, machen digitale Dokumente schneller auffindbar und verringern Prozesslaufzeiten dadurch erheblich. ECM-Systeme sind die technologische Voraussetzung, um die wachsenden Mengen von Informationen und Dokumenten in Unternehmen langfristig und nachhaltig zu verwalten. Ihren vollen Nutzen entfalten sie, wenn sie Dokumente im Kontext der prozessführenden Anwendungen verfügbar machen. So können beispielsweise Geschäftsdaten aus einem SAP ERP-System direkt zur Verschlagwortung der Dokumente genutzt werden.

Cloud-Systeme als Technologie der Zukunft
Immer mehr Unternehmen betreiben ECM- und andere Informationssysteme inzwischen in der Cloud. Zum einen stellen sie so die Geschwindigkeit und Performance ihrer Systeme langfristig sicher und machen aktuelle Daten für alle Mitarbeiter in Echtzeit verfügbar. Zum anderen gewährleistet ein Cloud-System die Datenverfügbarkeit jederzeit und unabhängig vom Arbeitsort. Ohne ein komplexes Rechenzentrum aufbauen zu müssen, profitieren Unternehmen von hochperformanten Prozessen über eine simple Internetverbindung. Auch die aktuelle Cloud-Studie von Forcont in Zusammenarbeit mit der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin hat gezeigt: Nutzer schätzen neben fairen und planbaren Preismodellen vor allem die Verfügbarkeit, Stabilität und Skalierbarkeit der Cloud-Lösungen.