Unified Communications
Zusammenarbeit stärken – Kosten senken
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Rahmenbedingungen im Unternehmen müssen stimmen
Kommunikationslösungen können also durchaus Einfluss auf die Produktivität eines Unternehmens und die Zufriedenheit der Mitarbeiter haben. Vor allem zu komplizierte Technik und zu viele einzelne Anwendungen, die nicht oder nicht tief genug ineinander integriert sind, führen bei vielen Anwendern zu Frust und Zeitverlust. Benutzerfreundliche Unified-Communications-Lösungen können für diesen Fall eine interessante Option sein. Sie vereinen Anwendungen und bei Bedarf Endgeräte, sodass alle Kommunikationskanäle und nötigen Funktionen schnell zur Verfügung stehen. Dennoch müssen einige Rahmenbedingungen beachtet werden, um in Unternehmen auch einen wirklichen Nutzen aus dem Einsatz der Awendungen ziehen zu können.
Mobiles Arbeiten ist das Paradigma unserer heutigen Arbeitswelt. Damit dieses jedoch ohne Produktivitätsverlust funktioniert, benötigen Unternehmen eine UC-Lösung, die für jedes Gerät (mobil-)optimiert und individuell auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist. So können Mitarbeiter im Idealfall flexibel zwischen Funktionen und Geräten wechseln, ohne aus dem Takt gebracht zu werden. Anrufe, die beispielsweise vom Desktop-Telefon gestartet wurden, sollten sich hürdenlos auf dem Smartphone fortsetzen lassen. Ebenso kann in entsprechenden Anwendungen durch einen Klick vom Chat zu einem Anruf oder einer Videokonferenz gewechselt werden, unabhängig vom jeweiligen Endgerät.
Viele UC-Lösungen setzen darüber hinaus auf WebRTC (Web Real Time Communication), einen offenen Standard, der es Nutzern ermöglicht, Anwendungen wie Sprachanrufe, Video oder das Teilen von Dateien und Desktops innerhalb ihres Webbrowsers zu nutzen. So wird es ermöglicht, auch mit Kollegen oder Kunden zu kommunizieren, die nicht über die entsprechende Anwendung auf ihrem Endgerät verfügen. Dank der sicheren Übertragung durch SRTP (Secure Real-Time Transport Protocol) in Kombination mit einer Direktverbindung von Browser zu Browser und einer zusätzlichen Verschlüsselung eignet sich WebRTC auch für die Business-Kommunikation. Da die Datenübertragung in Echtzeit stattfindet, können Nutzer über das Internet kommunizieren, ohne zusätzliche Programme oder Apps herunterladen zu müssen.
Für viele Anwender steht aber auch die Verknüpfung der UC-Lösung mit anderen Anwendungen im Foklus. Die Analysten von IHS Markit Technology haben im Rahmen einer entsprechenden Studie herausgefunden, dass für 69 Prozent der Befragten die „Integration in Geschäftsanwendungen“ eine wichtige UC-Funktion ist. Eine Lösung sollte es Mitarbeitern daher ermöglichen, in den Anwendungen zusammenzuarbeiten, die sie kennen und jeden Tag nutzen, wie zum Beispiel Salesforce, Office 365, Google Apps und anderen. Die Arbeit mit vertrauten Anwendungen sorgt für Sicherheit, vermindert die Anfälligkeit für Bedienfehler und verringert den Zeitaufwand für die Einarbeitung in neue, gegebenenfalls unbekannte Tools.
Videokonferenzen können Effektivität steigern
Videokommunikation ist für Teile der arbeitenden Bevölkerung noch ungewohnt. Für Millennials und die Generation Z dagegen gehört sie in vielen Fällen bereit zu ihrem Leben. Allgemein kann sie helfen, Teams an unterschiedlichen Standorten enger miteinander zu verknüpfen und gegebenenfalls die Produktivität von Meetings erhöhen. Die Marktforscher von ZK Research schreiben in einer Studie aus dem Jahr 2018, dass Teilnehmer in Videokonferenzen 200 Prozent mehr lernen als bei Audio-Calls ohne Video. Zudem nähmen Teilnehmer von Videokonferenzen Informationen 40 Prozent schneller auf als in reinen Audio-Meetings und behielten 28 Prozent mehr Informationen. Videokonferenzen endeten darüber hinaus 73 Prozent häufiger pünktlich als Audio-Calls, da sie den Entscheidungsprozess beschleunigen.
Doch die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt sind nicht zu unterschätzen. Nur wenn Mitarbeiter ortsunabhängig auf Ressourcen und Kommunikationskanäle Zugriff haben, können sie in einer mobilen Arbeitswelt ohne Produktivitätsverlust zusammenarbeiten – ob sie sich nun im Homeoffice, auf Geschäftsreise oder im Büro befinden. Das Mittel zum Zweck sind für viele Unternehmen cloudbasierte Lösungen. Mitarbeiter können auf diese Weise neue Funktionen nutzen, sobald diese verfügbar sind, da Updates automatisch vom Hersteller kommen. Das kann für mehr Sicherheit sorgen und gegebenenfalls die IT-Abteilung entlasten. Dank der Skalierbarkeit von Cloud-Lösungen können Unternehmen sie je nach aktuellem Bedürfnis flexibel erweitern oder Dienste reduzieren. So zahlen Unternehmenimmer nur für das, was sie tatsächlich benötigen – besonders für mittelständische Unternehmen kann dies ein wichtiger Aspekt bei der Wahl einer Anwendung sein.
Frank Kirsch ist Head of Collaboration Solutions Germany & Product Management bei Avaya
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