DMS statt Aktenschrank
So lassen sich Geschäftsunterlagen rechtskonform archivieren
Fortsetzung des Artikels von Teil 2
Belege scannen per Smartphone erlaubt
Die GoBD schreibt keine bestimmten Dateiformate für die Archivierung vor, solange die Lesbarkeit sichergestellt ist. Vielmehr erlaubt die neueste Version der Vorschrift explizit auch die fotografische Erfassung von Belegen mit dem Smartphone. Dabei gilt: »Werden bildlich erfasste Dokumente per Optical-Character-Recognition-Verfahren (...) um Volltextinformationen angereichert (...), so ist dieser Volltext nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren und auch für Prüfzwecke verfügbar zu machen.« Mit einem DMS, das möglichst viele unterschiedliche Formate auslesen kann, lässt sich diese Vorgabe automatisch erfüllen, während die Beteiligten an der Eingangsrechnungsbearbeitung durch die automatisierte Klassifizierung, Zuordnung und Weiterleitung der mit dem Mobilgerät fotografierten Rechnung ihre Produktivität steigern. Über die Volltextrecherche des DMS sind so beispielsweise auch mit Mobilgeräten fotografierte Rechnungen nach Stichworten wie Ort, Datum oder Kundenname recherchierbar.
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