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DMS statt Aktenschrank

So lassen sich Geschäftsunterlagen rechtskonform archivieren

23. Juli 2020, 15:36 Uhr | Jens Büscher, Michaela Wurm

Fortsetzung des Artikels von Teil 4

Sicherheit und Effizienz vereinen

Sicherheit ist eine erfolgskritische Anforderung an jedes IT-System, unabhängig von gesetzlichen Regelungen. Zu den wichtigsten Voraussetzungen für sicheres Dokumentenmanagement gehört eine leistungsfähige Benutzerrechteverwaltung. Damit schützen Unternehmen ihre Inhalte vor dem Zugriff durch Unbefugte. Ein typisches Problem in diesem Zusammenhang: Die Vergabe von Rechten auf Ordner-Ebene ist für viele Anwendungsbereiche zu unflexibel, während Berechtigungskonzepte auf Dateiebene sehr aufwändig umzusetzen sind.

Ein Ausweg aus diesem Dilemma ist die inhaltsbezogene Rechtevergabe. Damit lässt sich unter anderem der Zugriff auf alle als vertraulich eingestuften Dokumente automatisch verhindern – unabhängig von ihrem Speicherort. Die technische Basis dafür ist ein modernes Dokumentenmanagementsystem, das eine Volltextsuche über ein möglichst breites Portfolio von Formaten ermöglicht. Von Office-Dokumenten über E-Mails und PDF-Anhängen bis hin zu Multimedia-Dateien lassen sich damit tausende von Dokumenten innerhalb von Sekunden sperren oder freigeben. Nicht zuletzt diese Kombination aus Sicherheit und Effizienz macht digitales Dokumentenmanagement für immer mehr Unternehmen zum unverzichtbaren Bestandteil ihrer Compliance-Strategie.