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Dokumentenmanagement

Die Dokumentenflut im Griff

23. September 2019, 16:35 Uhr | Autor: Jens Büscher / Redaktion: Sabine Narloch

Egal ob Auftrag, Rechnung oder Anstellungsvertrag: Unternehmerisches Handeln erzeugt fast immer Dokumente. Beschleunigte Geschäftsprozesse, kürzere Produktlebenszyklen und eine ausufernde Bürokratie sorgen für eine Dokumentenflut, die sich mit einem geeigneten DMS leichter handeln lässt.

Durchschnittlich 21 E-Mails landen jeden Tag im beruflichen Postfach eines Mitarbeiters. Das ergab eine Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom. Hinzu kommen immer mehr Kurznachrichten, während nach wie vor ein großer Teil der Geschäftskommunikation papiergebunden abläuft. Gleichzeitig erfordern allgemeingültige Vorschriften wie die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) oder die DSGVO, aber auch zahlreiche branchenspezifische Regelungen ein transparentes Management aller geschäftsrelevanten Dokumente. Die gute Nachricht in dieser Situation: Moderne Dokumentenmanagement-Systeme helfen Unternehmen, physische und digitale Dokumente aller Art automatisiert zu erfassen und zu sortieren. Auf Wunsch stellen sie Inhalte aus Dokumenten automatisch dort bereit, wo sie benötigt werden und sie können dokumentbezogene Abläufe wie Freigabe-, Aktualisierungs- oder Archivierungsprozesse bis hin zum Vernichten abgelaufener Dokumente automatisieren.

Skonti sichern
Ein typisches Beispiel für den praktischen Nutzen des DMS ist die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Die formelle und inhaltliche Prüfung bis hin zum Kontieren erfordert in der Regel eine ganze Reihe verschiedener Beteiligter. Bei papiergebundener Bearbeitung, aber auch, wenn die Rechnung eingescannt und per Mail als Anhang durch das Unternehmen geschickt wird, vergeht bis zur Freigabe meist so viel Zeit, dass die üblichen Skonti verfallen. Anders ausdrückt: Mit der traditionellen Arbeitsweise verschenken Unternehmen regelmäßig Geld. Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung hingegen weist das DMS den Scan oder die elektronisch eingegangene Datei den Beteiligten jeweils mit einer Frist zu. Die Freigabe erfolgt dann einfach per Mausklick. Anmerkungen oder Fragen lassen sich direkt auf dem Dokument anbringen. Alle Freigabestempel und Anmerkungen nehmen die Verantwortlichen an derselben Datei vor, sodass der aktuelle Status für alle Beteiligten jederzeit nachvollziehbar ist. Dabei kann ein Unternehmen doppelt sparen: Zum einen steigt die Zahl der wahrnehmbaren Skonti, zum zweiten reduziert der digitalisierte Prozess den Aufwand bei eventuellen Nachfragen. Schließlich sind alle relevanten Informationen zum Dokument per Tastendruck verfügbar.

Sensible Informationen schützen
Bei Dokumentationen, Wettbewerbsanalysen und Personalunter-lagen etwa kommt es außerdem darauf an, die enthaltenen Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Dafür sorgen moderne DMS mit einem Zugriffskontrollsystem. Darüber hinaus bieten sie die Möglichkeit, Dokumente mit Kennworten zu sichern oder sensible Passagen zu schwärzen. Eine durchgängige Versionskontrolle stellt sicher, dass neben der aktuellsten Fassung immer auch die Änderungshistorie eines Schriftstücks für alle Zugriffsberechtigten verfügbar ist. So lassen sich auch strenge Compliance-Anforderungen, beispielsweise zur Dokumentation von Rezepturen im Gesundheitswesen oder in der Lebensmittelindustrie erfüllen.