Dokumentenmanagement
Die Dokumentenflut im Griff
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Effizientere Zusammenarbeit im Digital Office
Das digitale Büro bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen und ihre Mitarbeiter. Insbesondere die Möglichkeit des mobilen Arbeitens wissen immer mehr Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu schätzen. Höhere Produktivität einerseits und bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie andererseits schaffen eine Win-Win-Situation, die immer mehr Unternehmen aller Größenordnungen nutzen. Ein modernes DMS unterstützt sie dabei, denn es erlaubt den Zugriff auf relevante Dokumente von überall aus. Besonders einfach geht das mit einem cloudbasierten DMS. Dabei liegen die Dokumente entweder in einem Rechenzentrum oder das System läuft auf einem Server im Unternehmen und der Zugriff erfolgt in der Regel über ein Virtual Private Network (VPN). In beiden Fällen können beispielsweise Mitarbeiter des Marketing-Teams von verschiedenen Standorten gleichzeitig auf eine Datei zugreifen – jede Änderung wird sofort auch für alle anderen Bearbeiter sichtbar. Und die Vertriebsmitarbeiter im Außendienst haben unterwegs ebenso Zugriff auf die aktuellste Version eines Produkt-datenblatts, wie Callcenter-Mitarbeiter im Home-Office.
Rechtssicherheit – nicht nur bei der Betriebsprüfung
Viele Unternehmen betrachten ein DMS noch immer vor allem als Archiv. Grund dafür ist die rechtliche Pflicht, alle elektronisch erstellten Belege wie Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen elektronisch verfügbar zu halten. Das verlangen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). In den GoBD hat die Finanzverwaltung außerdem Grundsätze für ein elektronisches Archiv festgelegt. Demnach müssen archivierte Daten und Dokumente im Original, unveränderlich, vollständig, nachvollziehbar und verfügbar vorgehalten werden.
Im Detail bedeutet das: Unternehmen müssen ein internes Kontrollsystem aufbauen, anwenden und dokumentieren. Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen sind für die Einhaltung der GoBD ebenso erforderlich wie Plausibilitätsprüfungen. Außerdem müssen Unternehmen dafür sorgen, dass Daten und Dokumente nicht verfälscht werden können.
Der Vorteil an der seit 2016 geltenden Regelung: Sie legt verbindlich fest, dass gescannte Papierdokumente das Original ersetzen können. Für Ausdrucke elektronischer Belege gilt das jedoch nicht. Damit bietet es sich für Unternehmen an, ein GoBD-zertifiziertes Dokumentenmanagementsystem für ein einheitliches elektronisches Archiv einzuführen. So sparen sie den zusätzlichen Aufwand für eine parallele Archivierung der Papierdokumente. Gleichzeitig profitieren sie vom einfacheren Zugriff auf archivierte Dokumente und die darin enthaltenen Informationen. Und das nicht nur bei der Betriebsprüfung, sondern vor allem im geschäftlichen Alltag. Darüber hinaus erleichtert der DMS-Einsatz das Erstellen der Verfahrensdokumentation nach GoBD für die Digitalisierung der Papierdokumente.
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