Dokumentenmanagement
Die Dokumentenflut im Griff
Fortsetzung des Artikels von Teil 2
Mythos Papier
Zu den größten Hindernissen für die Digitalisierung im Büro zählt die traditionelle Bindung an das physikalische Medium Papier. Mit seiner Haptik verbinden viele Entscheider immer noch die Vorstellung von größerer Sicherheit. Einen einfachen Vertrag bewahren sie deshalb am liebsten in einem Ordner im gesicherten Aktenschrank auf. Dabei wird oft übersehen, dass Kopien oder zumindest die wichtigsten Inhalte so gesicherter Dokumente längst in digitaler Form als E-Mail-Anhänge über Internet-Server in aller Welt laufen – ohne Verschlüsselung und wirksame Zugriffskontrolle. Mit einem modernen DMS hingegen können Unternehmen Dokumente schnell und sicher teilen, indem sie keine Datei, sondern einen Link versenden und das Dokument mit einem Kennwort schützen. Darüber hinaus sind digitale Dokumente beispielsweise in einem ISO 27000-zertifizierten Rechenzentrum in der Regel besser vor Feuer- und Wasserschäden geschützt als in einem Kellerraum des Unternehmens.
Kategorisieren war gestern
Zugegeben: Frühere Generationen von Systemen für das Dokumentenmanagement oder Content-Management erforderten beträchtlichen Aufwand für das Kategorisieren, Indizieren oder Verschlagworten von Dokumenten. Der Grund lag zumeist darin, dass die Systeme Dateien ablegten, ohne die Inhalte zu „kennen“. So mussten die Anwender jedes Dokument anhand von Metadaten beschreiben, um es unabhängig vom Dateinamen recherchieren zu können. Heutige DMS-Lösungen arbeiten mit automatischen Tags. Beim Scannen von Papierdokumenten beispielsweise untersuchen sie diese mit Verfahren wie optischer Zeichenerkennung (OCR) auf bestimmte Klassen von Inhalten wie Namen, Kennziffern oder Fachbegriffe. Dabei, wie auch beim Import von digitalen Dateien in verschiedenen Formaten, vergeben sie automatisch sogenannte Tags, nach denen Benutzer anschließend recherchieren können.
Cloud-DMS: Sofort einsatzbereit
Regeln zur Vergabe von Tags kann jeder Benutzer in beliebiger Anzahl erstellen, sodass eine aufwendige Abstimmung und Aktualisierung von Kategorien und Schlagwortkatalogen entfällt. Dadurch ist ein heutiges DMS innerhalb weniger Tage einsatzbereit. Noch schneller geht es in der Cloud: Hier laden Anwender einfach den Client mit der Benutzeroberfläche herunter und können sofort mit dem Erfassen ihrer Dokumente beginnen. Das geht nicht nur erheblich schneller als bei einer On-Premises-Version, sondern die Anwender sparen sich auch die Investition in teure Hardware.
Jens Büscher ist CEO bei Amagno
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