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Unified Communications

Je kleiner, desto komplexer

21. März 2017, 0:00 Uhr | Autor: Stefan Adelmann

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Individuelle Anforderungen

Doch ist nicht jede UC-Lösung gleich, ganz im Gegenteil, die Plattformen profitieren zu großen Teilen von ihren individuellen Strukturen und gerade im Mittelstand gelten eigene Regeln und Anforderungen. “Die aus unserer Sicht meistgenutzten Anwendungen sind inzwischen Instant Messaging und Screen-Sharing – dicht gefolgt von der Telefonie, die zumindest in Deutschland noch ein absolutes Schwerpunktthema ist”, erklärt Bielitz. Die Bedeutung der E-Mail nehme hingegen über alle Unternehmensgrößen hinweg ab. “Jeder ist genervt von der Flut an Nachrichten, die Tag für Tag in der Inbox landen.” Daher würden viele Mitarbeiter auf Chat-Funktionen zurückgreifen.

Übergreifend seien, abgesehen von der Skalierbarkeit, die Anforderungen im Enterprise-Bereich tatsächlich oft niedriger als im klassischen Mittelstand, so Gatzemeier. In einem Konzern mit mehreren Tausend Mitarbeitern würden in aller Regel verhältnismäßig niedrige Basis-Anforderungen wie CTI und Präsenzmanagement als Standard definiert. “Der Großteil der Mitarbeiter kommuniziert hauptsächlich intern und nur wenige Abteilungen haben intensiven Kundenkontakt”, sagt der C4B-Manager. In mittelständischen Firmen seien prozentual hingegen deutlich mehr Mitarbeiter in die externe Kommunikation eingebunden und es gebe kaum eine Abteilung, die keinen Außenkotakt hat. Entsprechend sollen die Anforderungen, die an eine Kommunikationslösung gestellt werden, oft deutlich vielfältiger sein. Das weiß auch Sven Damberger, Geschäftsführer des herstellerunabhängigen UCC-Anbieters MVC, aus der Praxis zu berichten. Demnach müssten in mittelständischen Unternehmen oftmals traditionelle Kommunikationsstrukturen umgelenkt werden, woraus sich ein höherer Schulungsbedarf ergibt. “Darüber hinaus sind teilweise schon einzelne UCC-Applikationen im Einsatz, die wiederum funktionell in eine homogene Lösung integriert werden müssen”, so der Geschäftsführer.

Größte Anforderung: Kompatibilität

IT-Entscheider sollten daher früh in die Planungsphase gehen und sich mit den verschiedenen Abteilungen verständigen, welche Funktionen benötigt werden – und welche gegebenenfalls überflüssig sind. Denn die Einführung einer UCC-Lösung kann nur gelingen, wenn die Features tatsächlich mit den Anforderungen der Mitarbeiter übereinstimmen. “Fehlende Anwenderakzeptanz bei einem Kommunikationssystem, das von der gemeinschaftlichen Nutzung lebt und lediglich von Einzelnen genutzt wird, kann ein Projekt klar scheitern lassen”, erklärte Manzu King, Prokurist bei Communicate, in einem funkschau-Gespräch im vergangenen Jahr. Markus Keller rät über die individuelle Abstimmung mit den Abteilungen hinaus zu folgendem Fahrplan: Ist-Analyse der derzeitigen Kommunikationsprozesse und IT-Infrastruktur, individuelle Abteilungs-Workshops und Use Case-Definitionen, Konzept- und Blueprint-Erstellung sowie anschließend die Projetumsetzung inklusive Anwender-Trainings, Betriebsübergabe und Support. Verschiedene Experten empfehlen darüber hinaus, frühzeitig einen erfahrenen Partner an Bord zu holen, der mit der entsprechenden UC-Erfahrung sowie Kenntnis verschiedener Software-Landschaften aufwarten kann, sollte diese im eigenen Haus nicht vorhanden sein. “Ebenso heterogen wie die Unternehmen selbst, sind ihre Software-Lösungen. Während im Enterprise-Bereich in aller Regel klassische Big Player wie SAP oder Salesforce zum Einsatz kommen, herrscht im Mittelstand ein regelrechter Wildwuchs aus unzähligen branchenspezifischen ERP-, CRM- und Buchhaltungssystemen”, erklärt Gatzemeier. Ihren Mehrwert entfalte eine UC-Lösung aber erst, wenn sie mit diesen Anwendungen ineinander greife. “Die größte Anforderung mittelständischer Unternehmen lautet deswegen: Kompatibilität.”