Eine Kollaborationslösung beziehungsweise ein Konferenzsystem wird nicht eben so im Vorbeigehen gekauft. Auch wenn die Preise von bis 25.000 Euro weit von Preisen "großer" Raumsystemen entfernt sind, wollen solche Investitionen gut überlegt sein. Jedoch sind die gebotenen Optionen für einzelne Anwender oder Teams mehr als charmant.
In kollaborativen Umgebungen können Ideen erarbeitet oder präsentiert werden. Eine Vielzahl von Teilnehmern kann, auch ohne eigene LRS-Infrastrukturen, leicht an den Konferenzen teilnehmen. Offene Schnittstellen und eine gewisse Interoperabilität sorgen dafür, dass Verbindungen zu Raumlösungen anderer Hersteller (andere Systeme) abgebildet werden können.
Lync-Room-System bietet dabei mehr als klassische Angebote. Insbesondere die Ansätze für Whiteboard-Funktionen, Bereitstellung und Verbreitung von Inhalten bringen Vorteile. Vor einer Anschaffung solcher System gilt es, mögliche Arbeitsszenarien im Unternehmen und mit Kunden beziehungsweise Lieferanten zu validieren. Etwaige Ergänzungen durch ISVs können weiteren Nutzen für die Lösung generieren.