Videokonferenzen
On air frei nach Knigge
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Blickkontakt statt Multitasking
Sich E-Mails oder anderen Arbeiten zu widmen, sollte weder während eines Face-to-face-Meetings noch in einer Videokonferenz passieren. Nichtsdestotrotz kommt es besonders in längeren Meetings immer wieder vor, dass E-Mails beantwortet oder Nachrichten auf dem Smartphone gecheckt werden. Als ein zugeschalteter Teilnehmer, mag man sich zudem unbeobachtet fühlen. Allerdings geht hier zum einen die Konzentration für das Besprochene verloren. Zum anderen hat ein solches Verhalten auch eine Wirkung auf die anderen Teilnehmer: Die sehen auf dem Bildschirm ein offensichtlich unaufmerksames Gegenüber. Das hinterlässt keinen guten Eindruck. So ist Blickkontakt bei einer Videokonferenz noch wichtiger als im persönlichen Gespräch und letztlich auch der Grund, warum der externe Teilnehmer nicht etwa über Telefon zugeschaltet wird. Um eine möglichst natürliche Gesprächssituation herzustellen, kann man die Kamera so positionieren, dass die anderen nicht nur das Gesicht sehen, sondern auch den Oberkörper oder die Hände.
Gekommen, um zu bleiben
Meetings sind dazu da, um gemeinsam etwas zu besprechen, zu erreichen oder zu entscheiden. Daher ist es ideal, wenn die Meetingteilnehmer vollzählig von Anfang bis Ende dabei sind. Zuspätkommer oder Frühergeher müssen sonst erst wieder informell „ins Boot geholt“ werden. Damit wirklich alle pünktlich erscheinen, wird manchmal ein bisschen Erziehung der Mitarbeiter inklusive dem Chef nötig sein. „Kommen Kollegen zu spät – und seien es der Chef oder Teamleiter selbst –, sollte nicht auf diese gewartet werden. Verlängert sich das Meeting für die Kollegen aufgrund zu spät eintreffender Mitarbeiter, etabliert sich schnell der Gedanke, dass es egal sei, wenn das Meeting ein paar Minuten später anfängt und sich nach hinten verschiebt“, sagt Mark Strassmann. „Verpassen die unpünktlichen Kollegen jedoch die ersten Gedankengänge oder Absprachen, merken sie, dass Wert auf Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit gelegt wird“, so Strassmann weiter.
Interessant ist auch, wie es sich mit dem Frühergehen im Falle einer Videokonferenz verhält. Während es in einem analog stattfindenden Meeting kaum möglich ist, den Raum ohne Kommentar vorzeitig zu verlassen, ist das bei einer Videokonferenz wesentlich schwieriger. Ein Klick und man ist weg – es ließe sich möglicherweise sogar auf technische Probleme schieben. Fuze hat dazu in seiner Studie „Produktivität bei der Arbeit: Der Fuze Communications Index“ weltweite Metadaten der Nutzung seiner Kommunikationsplattform analysiert. Dabei wurden auch zweieinhalb Millionen (Online-)Meetings in die Analyse einbezogen. Wie in der Grafik zu sehen ist, waren bei über 90-minütigen Meetings immerhin fast die Hälfte der Teilnehmer noch „on air“. Bis 90 Minuten sind es sogar noch Dreiviertel der Teilnehmer. Allerdings stellt sich hier eher die Frage, ob nach 90 Minuten nicht doch die Konzentration zu sehr leidet und alles weitere auf einen zweiten Termin verlegt werden sollte? Denn eines sollte man nicht vergessen: Auch wenn die Technik ein Endlos-Meeting ermöglichen würde, Menschen ermüden mit der Zeit.
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